タッチオンタイムとスマレジ、決め手は打刻の取り方

両方のサイトを開いて機能一覧を並べたところで、たいてい手が止まる。どちらも打刻ができて、シフトが組めて、有給の残日数も出る。違いは機能の数ではなく、打刻を何で取るかと、勤怠の隣にある仕事をどこまで同じ画面に置くかにある。この二つを先に社内で決めてしまえば、比較表を読み込む時間はほとんど要らなくなる。

機能表を見比べても決まらないのはなぜか

勤怠システムの機能表は、どの製品もよく似た項目が並ぶ。打刻、集計、シフト、休暇管理、アラート。ここで差を探そうとすると、自社では一度も使わない機能の有無で悩むことになる。実際に運用が壊れるのは機能が足りないからではなく、朝の打刻が現場の動線に合っていないとき、そして月末の締めを回す人が操作しきれないときだ。

だから先に決めるのは製品ではなく条件のほうになる。入口に機械を置ける会社なのか、スタッフの私物スマホに頼らざるを得ないのか。給与明細を誰が作っているのか。レジの売上と人件費を同じ画面で見たい理由が本当にあるのか。この三つに答えが出ると、タッチオンタイムとスマレジ・タイムカードのどちらが自社の形に近いかは、かなりはっきりする。

打刻を何で取るか、ここから決める

タッチオンタイムは勤怠管理を専業にしているサービスで、自社製の打刻機を入口に置ける。指紋やICカード、IDとパスワードでの打刻に対応していて、端末を置けばスタッフは通りすがりに指を当てるだけで済む。厨房で手が濡れる、工場で手袋をしている、スタッフが私物のスマホを業務に使いたがらない——こういう現場では、壁に付いた機械のほうが結局続く。

スマレジ・タイムカードは、iPadやiPhoneをそのまま打刻端末として使う作り方をしている。打刻のときに顔写真を残せるので、誰が押したかを後から画面で確かめられる。店に既にiPadがある、レジ横のカウンターで打刻させられる、という環境なら追加のハードを買わずに始められるのが効く。逆に、端末を置く場所が濡れる・汚れる・持ち去られる恐れがあるなら、その心配のほうが先に来る。

なりすまし対策の考え方も違う。片方は本人しか通せない認証で入口を絞る発想、もう片方は記録を残して後から見返す発想だ。どちらが自社の困りごとに近いかで選べばいい。代理打刻が実際に起きていて揉めた経験があるなら、前者に寄せたほうが話が早い。

レジの売上と人件費を並べて見たいか

スマレジ・タイムカードはPOSレジのスマレジと同じ会社のサービスで、レジ側を使っていれば売上と人件費を同じ土俵で見る運用に持っていきやすい。売上の落ちる曜日に人を入れすぎていないか、雨の日に何時間ぶん余らせたか、といった話を月次でやりたい店にはここが一番の理由になる。

ただし、レジを使っていない会社にとってこの利点はゼロだ。建設、製造、介護、士業、運送のように店頭の売上という概念がない業種では、判断材料に入れてはいけない。カタログ上の魅力に引っ張られて選ぶと、実際に毎日触るのは打刻と締めの画面だけ、という現実に戻ってくる。今スマレジのレジを使っているか、今後入れる計画が具体的にあるか。ここが「いいえ」なら、この論点は落として次に進む。

給与計算をどこまで任せるか

締めた勤怠の行き先で、必要な機能が変わる。給与は税理士や社労士に丸ごと任せていて、こちらは月次で時間の集計を送るだけ——この形なら、勤怠側に求めるのは正しい集計と、先方のソフトが読める形での書き出しまでで足りる。タッチオンタイムは給与ソフト向けにデータを出す運用を前提にしているので、この型にはまりやすい。

一方、社内で明細まで作っている会社は事情が違う。スマレジ・タイムカードはプランによって給与計算まで守備範囲に入るので、勤怠の締めから明細までを同じ場所で完結させたいならこちらが噛み合う。ただし、手当の種類が多い会社ほど設定は重くなる。皆勤、役職、通勤、店舗ごとの歩合——今エクセルで計算している列を全部書き出して、試用期間中にそれが再現できるか確かめてからでないと、結局エクセルが残る。

誰が毎月その作業をするのかも一緒に決めておく。社長が夜中にやるのか、事務のパートさんがやるのか。後者なら、操作の分かりやすさは機能より優先順位が高い。

働き方が複雑な会社ほど、試す前に洗い出す

夜勤で日付をまたぐ、直行直帰で会社に寄らない、二つの店舗を掛け持ちする、みなし残業を入れている。こういう条件が一つでもあるなら、機能表の「シフト対応」という文字は当てにならない。自社で一番ややこしい月を選んで、その実データを試用期間に入れてみるのが唯一確実な方法になる。

洗い出しておくのは次のあたりで、どちらを選ぶにしても同じ確認になる。

• 日をまたぐ勤務の扱いと、休憩の自動控除をどうするか
• 同じ人が複数拠点で働くときの集計単位
• 有給の付与基準日を全員そろえているか、入社日ごとか
• 残業の集計を法定内と法定外で分ける必要があるか

ここで引っかかる項目が出たら、営業窓口に口頭で聞くのではなく、試用アカウントで実際に入れて締めまで通す。「できます」の一言と、自社のシフトが実際に通ることの間には、毎回それなりの距離がある。

費用はどこで増えるか

どちらも利用する人数で費用が動く仕組みで、機能の階層があるかどうかが違う。人数課金で気をつけるのは、休職中の人や辞めた人をいつ登録から外すかという運用だ。ここを決めておかないと、使っていない分を払い続けることになる。締め処理のついでに在籍者を確認する手順を、最初の月に作っておくといい。

打刻機を置く場合はハード側の費用が別に乗る。台数は人数ではなく、出入口の数と朝の行列で決まる。ひとつの入口に人が集中する工場や店舗で一台しか置かないと、始業前に列ができて、結局「先に入って後で打つ」という運用崩れが起きる。最新の料金体系とプランごとの機能差は、記事末尾の公式ページで確認してください。

決めきれないときの進め方

両方を同時に触るのは現実的ではない。先に決めた条件——打刻を何で取るか、レジと並べたいか、給与を誰がやるか——で片方に寄せて、そちらだけを試す。それで自社の一番面倒な月が通るなら、もう一方を試す必要はない。通らなかった項目が出たときに初めて、もう片方を同じ手順で試す。

試すときは、打刻を数日やってみて終わりにしないこと。締めを一度通して、給与を作る人の手元にデータが渡るところまで行って、はじめて判断材料になる。打刻画面はどの製品も気持ちよく動く。詰まるのはいつも締めの後半で、そこを見ずに契約すると、翌月からエクセルでの手直しが復活する。

よくある質問