スマレジの勤怠をKING OF TIMEに替える判断

スマレジ・タイムカードからKING OF TIMEに移そうか、という相談はだいたい同じ形で来ます。店が増えた、店頭に立たないスタッフが増えた、有給が何日残っているか聞かれて即答できなかった。この三つのどれかです。機能表を並べる前に、判断軸を先に置いて、そこに自社を当てはめる順番で決めます。

切り替えを考え始めるのはどんなときか

スマレジ・タイムカードの一番の強みは、レジと同じ端末で出退勤を押せることです。店に着いたらカウンターの端末を触る、その動線の中に打刻が入っている。全員が店頭に来る商売をしている間は、そもそも迷いが生まれません。迷いが出るのは、その端末の前を通らない人が増えたときです。倉庫で商品を詰めている人、配送に出たまま直帰する人、自宅で受発注の入力をしている事務の人。この人たちのために別のノートを回し始めた時点で、勤怠は二重管理になっています。

もう一つのきっかけは月末の締めです。店長からLINEで連絡が来て、押し忘れを直し、シフトと突き合わせ、給与ソフトに渡す形に整える。この一連が半日で終わっているなら、替える理由はまだ弱い。逆に、店ごとに直し方が違って毎月同じ質問が飛んでくるようなら、それは人が足りないのではなく承認の仕組みがないだけです。

決めるべきことは三つに絞れる

一つ目は、打刻する人が店頭の端末の前に来るかどうか。全員来るなら打刻手段の多さは価値になりません。来ない人がいるなら、その人ごとに違う方法を割り当てられるかが効いてきます。KING OF TIMEはパソコン、ICカード、指紋や顔などの生体認証、スマートフォンといった手段を人単位で使い分けられる作りになっています。

二つ目は、承認が何段あるか。社長が一人で全員分を見ているなら一段です。店長が自店を確認してから本部が締める形なら二段で、この形を紙やチャットで代替していると月末に必ず滞ります。三つ目は、給与計算を誰がやるか。社内なら使っている給与ソフトに渡す形式、社労士事務所なら向こうが受け取りやすい形式が優先されます。この三つが決まれば、残る比較は運用の細かい話だけになります。

スマレジ・タイムカードのまま続けたほうがいい場合

レジがスマレジで、働く人が全員店頭に立ち、締めが今の担当者一人で回っているなら、動かさないほうが安全です。同じ会社のサービスでまとめておくと、動かないときの問い合わせ先が一つで済みます。分けた途端に「レジ側なのか勤怠側なのか」を切り分けるところから始まり、忙しい土曜の夕方にそれをやる羽目になります。

店舗が一つか二つで、パートの人数もそう動かない会社では、移行そのものが最大のコストです。新しい打刻方法の周知、初月の押し間違い、設定の詰め直し。これを何のために払うのかが言葉にできないなら、まだ替えどきではありません。締めが重いのが原因なら、まずシフトの登録と休憩の自動控除の設定を今のまま見直したほうが早く効きます。

KING OF TIMEに替えると楽になる場合

店舗以外の働き方が混ざってきた会社です。同じ会社の中に、店で打刻する人、事務所のパソコンで打刻する人、外に出たまま自分の端末で打刻する人が並んでいる。この状態を一つの管理画面に集められると、月末に集める紙がなくなります。集計の対象から漏れた人がいないかを、目で数えて確認する作業もなくなります。

承認が段になっている会社も向きます。店長には自店の分だけ見せて修正申請を出させ、本部は上がってきたものを確認して締める。権限の切り方が細かいので、他店の情報を見せずに任せられます。それから、依頼している社労士事務所が普段からこのシステムに触っているかどうか。触っているなら、閲覧権限を渡すだけで毎月のやり取りが一往復減ります。

費用の比べ方はどこを見るか

両者は課金の考え方が違います。人数で決まる方式だと、繁忙期だけ入る短期のアルバイトが多い会社は月ごとに支払いが動きます。店舗や端末の数で決まる方式なら、人が増えても支払いは動きません。どちらが得かは自社の人の出入り方で逆転するので、自分の会社の一年の人数の波を当てて計算してください。最新の料金は記事末尾の公式ページで確認できます。

見落としやすいのは本体以外です。ICカードや認証機器を置くなら機器の手当てが必要になり、置き場所と電源、通信も要ります。それに移行の作業時間。従業員名簿の作り直し、シフトパターンの再登録、テスト月の二重確認は、誰かの残業として必ず出てきます。ここを見ないで月々の差額だけで比べると、初年度の判断を外します。

替えどきは締め日と有給付与で決まる

本番の開始日は締め日の翌日にします。前月分の給与計算が終わって、もう動かない状態にしてから新しい方へ切り替える。月の途中で切ると、一か月分の勤怠が二つのシステムに分かれ、両方から書き出して手で足す作業が発生します。この手作業で計算を間違えると、給与の訂正という一番やりたくない仕事になります。

もう一つ見るのが有給の付与基準日です。付与の直前に切り替えると、残数の引き継ぎと付与処理が同じ週に重なり、どちらの数字が正しいのか分からなくなります。基準日を通り過ぎた直後の締めが一番静かです。加えて、新入社員が集中する月と、業種ごとの繁忙期は外します。現場が新しい打刻に慣れる前に一番忙しい週が来ると、押し忘れが増えて締めが崩れます。

移行で引き継げないもの

過去の打刻データは、そのままの形では新しい方に入りません。書き出して社内に保管するか、旧システムを参照用に契約したまま少し残すかのどちらかです。労働時間の記録には法律上の保存義務があるので、解約と同時に消えてしまう前に手元に落としておく必要があります。保存すべき期間は記事末尾の公式ページや所轄の情報で確認してください。

設定類も手で作り直しになります。切り替え前に書き出しておく対象は決まっています。

• 従業員ごとの雇用区分と所定労働時間、時間外の扱い
• シフトのパターンと、休憩を自動で引くルール
• 有給などの休暇の残数と、人ごとの付与基準日
• 給与ソフトへ渡すデータの項目と並び順
• 誰にどの打刻方法を使わせるかの一覧

並行して動かす期間は一か月で足ります。それ以上続けると、現場は片方しか押さなくなり、どちらの数字も信用できなくなります。切り替えた月は締めの前に一度、全員分の打刻が入っているかを目で確認する。そこだけは手を抜かないでください。

よくある質問