ジョブカンからスマレジへ、切り替えの見極め

ジョブカン勤怠管理からスマレジ・タイムカードへ切り替えたい、という相談の理由は、たいていシステムへの不満ではありません。レジをスマレジに入れ替えた、あるいは入れ替えを検討している——そこが入口です。逆に、レジと勤怠が別々のままで月末の締めが問題なく終わっているなら、勤怠だけを動かす理由は薄い。この記事では、どちらに寄せるかの線引きと、動かすなら何月のどの週に手を付けるかを扱います。

何をきっかけに切り替えを考えるか

実際に相談が来る場面は三つに集まります。ひとつはレジをスマレジにした直後。会計用のiPadが立っている横に、打刻用の端末やカードリーダーがもう一台ある。開店準備で二台立ち上げ、掃除のときに配線が邪魔になり、誰かが電源を抜いて打刻できない朝が来る。この小さな面倒が積み上がったとき、端末をまとめられないかという話になります。

二つめは店舗を増やすとき。新しい店に置く端末を決める段で方針を決めておかないと、店ごとに打刻方法が違う状態が固定します。そうなると月末の集計手順が店別に分岐して、担当者が休んだ日に誰も締められません。三つめは給与計算の担当が替わったとき。前任者が手作業で補っていた部分が表に出てきて、勤怠から給与への受け渡しをまるごと作り直す話になります。このどれにも当てはまらないなら、いま急いで動かす必要はありません。

選択の分かれ目は3つしかない

最初に見るのは打刻をどこに置くかです。レジ端末で打刻できれば、出勤したらそのままレジの画面を触って現場に入れるので、端末が一台減り、朝の準備も一手順減ります。ただし入り時間とレジの混雑が重なる店では、会計の列の前で打刻待ちが起きます。ピーク直前に人が入ってくる形の店なら、打刻はレジから離したほうが回る。ここは業態ではなく店の間取りとシフトの入り時間で決まります。

次に申請と承認の量です。有給、残業の事前申請、シフト希望の回収、直行直帰の報告——こうした運用を細かく作り込んでいる会社ほど、移行時に組み直す設定が増えます。ジョブカン勤怠管理は必要な機能を選んで組み合わせる形なので、長く使っていると承認ルートや休暇のルールが会社の実情に合わせて育っています。それを新しい側で再現する作業は、思っているより時間を取ります。逆に出退勤と休憩、有給の残数管理だけで足りているなら、移行の負担は小さい。

三つめは給与計算への渡し方です。ファイルを書き出して給与ソフトに取り込んでいるのか、給与側と直接つないでいるのか。ここが変わると、時間の丸め方や項目の名前がずれて、初月の明細が合わなくなります。合わないこと自体は直せますが、給与支給日の直前に発覚すると手作業で埋めるしかなくなります。

スマレジ・タイムカードに寄せたほうがいい場合

レジがすでにスマレジで、店の入口付近にその端末が立っていて、勤怠の運用が出退勤と休憩と有給でほぼ足りている——この三つがそろっているなら、寄せたほうが日々の手数は減ります。店舗が複数あって、これから新店を開けるときに端末構成を揃えたい場合も同じです。店ごとの差がなくなると、応援で入った従業員が別の店でも同じ手順で打刻できます。

もうひとつ、打刻の記録と売上の記録を同じ画面まわりで確認したい場合。人時売上を見ながらシフトを組み直すような使い方をしているなら、集計の起点が近いほうが手間は少ない。ただし、どこまで連動するかは契約している内容と端末の構成で変わります。導入前に、自分の店の構成でできることを記事末尾の公式ページで確認してください。

ジョブカン勤怠管理を続けたほうがいい場合

事務所はパソコン、現場はスマートフォン、店舗はカードという具合に打刻方法が分かれている会社は、そのまま続けるほうが安全です。打刻手段を一本に寄せると、必ずどこかの部署が今より不便になり、そこから打ち忘れが増えます。増えた打ち忘れは全部、月末に管理者の修正作業として戻ってきます。

申請の承認が二段以上ある会社、有給以外の休暇を独自に持っている会社も同じです。設定の再現に時間がかかるだけでなく、移行直後は「前はこうだった」という問い合わせが管理者に集中します。勤怠と給与をジョブカン側で揃えているなら、勤怠だけ抜くと受け渡しを新たに作る作業が発生する。この場合は、レジがスマレジになったからといって勤怠を動かす必要はありません。

費用の差はどこに出るか

比べるときに月額の単価だけを並べても判断できません。差が出るのは、使う機能を絞ったあとの構成と、端末を買い足すかどうか、そして移行月に社内の誰が何時間使うかです。使わない機能を含めた総額で比べると、実際の請求と合わない数字で決めてしまいます。まず必要な機能を紙に書き出し、その構成で見積もる。金額は改定されるので、記事末尾の公式ページで最新の料金を確認してください。

見落としやすいのは並行期間の重複分です。締め日をまたいで一サイクル並行させるなら、その月は両方に払います。ここを削って月中で切り替えると、後述のとおり集計を二つに割ることになり、結果として人の時間で払うことになります。

切り替えに適したタイミングは、締め日と繁忙期で決まる

原則は締め日の翌日からです。月中で切り替えると、同じ給与計算期間の勤務を二つのシステムから集めて足す作業が発生します。深夜手当や残業の割増は期間全体で見て計算するので、単純な足し算では済まないことがある。ここで一度つまずくと、次の月まで不安が残ります。

次に繁忙期を外します。切り替えの最初の二週間は打ち忘れと操作の質問が必ず増え、その対応をするのは店長か事務担当です。その人が売り場に出っぱなしになる時期に重ねると、記録が後追いになって、月末に思い出しながら埋める作業が生まれます。飲食なら年末年始、小売なら大型連休やセール期を避ける。

有給の付与月との関係も見ておきます。付与日の直前に切り替えると、付与処理を旧側でやるか新側でやるかで迷い、残数が二重に動く事故が起きます。付与が終わって残数が確定した直後なら、そのまま写すだけです。期の切り替わりや就業規則の見直しと重ねられるなら、説明を一度で済ませられるので従業員の混乱も少ない。

移行で引き継げないものと、当月の段取り

過去の打刻明細は、そのまま新しい側に入りません。ジョブカン側の記録は契約を解除する前に書き出して保存してください。労働時間の記録には法定の保存期間があり、解約後は画面に入れなくなるため、あとから出すことができません。書き出しておくものは次のとおりです。

• 打刻の明細と月ごとの集計結果
• 従業員のマスタ情報(雇用形態、所定労働時間、時給や手当の区分)
• 有給の付与日と残数、消化の履歴
• シフトの実績と、承認済みの申請の記録

段取りは、締め日の確認、従業員マスタの登録、店長数名での打刻テスト、締め日をまたぐ一サイクルの並行、切り替え、旧契約の解除、という順です。テストを店長だけでやるのは、打ち忘れの修正を誰がどう入れるかを先に体験させるためです。ここを飛ばすと、切り替え初日に従業員から店長へ口頭で修正依頼が飛び、記録に残らない訂正が始まります。並行期間で数字が一致したら、そこで初めて旧側を止めてください。

よくある質問