KING OF TIMEを続けるか、ジョブカンに移すかの判断軸

KING OF TIMEからジョブカン勤怠管理への乗り換え相談で、実際に詰まるのは「どちらが優れているか」ではありません。打刻機をどうするか、給与ソフトへ渡す形式が変わらないか、そして締め日と年末調整をまたがずに動けるか。この三つが片づけば移行はほぼ作業になり、片づかないまま契約だけ切り替えると、最初の給与計算で全員分を手集計する羽目になります。

替えるかどうかは、三つの条件で決まる

先に判断の軸を置きます。一つ目は打刻の手段。現場にカードリーダーや生体認証の端末を置いているなら、その機器が新しい側で使えるかどうかで移行の重さが変わります。二つ目は申請と承認の複雑さ。残業申請、シフト提出、有休申請、案件ごとの工数まで回している会社と、出退勤の打刻だけの会社では、必要な機能の量がまるで違います。三つ目は給与ソフト。給与側を変える気がないなら、勤怠から出す集計データの項目が今と同じ形で渡せるかを先に見ます。

この三つのうち、どれも引っかからない会社は、正直なところ急いで替える理由が薄いです。勤怠システムは月々の負担が読みやすい代わりに、入れ替えのたびに全従業員へ説明し直すコストがかかります。替えるなら、値上げ通知が来た、機能が足りない、給与ソフト側を替える予定がある、といった具体的なきっかけと重ねてください。

打刻のやり方が変わると、現場で何が起きるか

いちばん揉めるのはここです。事務所のパソコンから打刻していた会社なら、URLとIDが変わるだけで済みます。問題は、休憩室に置いた端末にカードをかざす運用をしている場合。機器がそのまま使えなければ、買い直すか、スマートフォンやタブレットでの打刻に切り替えるかの二択になります。パート中心の職場でスマホ打刻に変えると、私物端末を業務に使うことへの抵抗や、電波の届かない場所での打刻漏れが必ず出ます。

切り替え初日の朝は、誰かが打刻端末の横に立っていてください。ここを省くと、初日の打刻漏れが十数件たまり、その修正申請を全部承認する作業が管理者に降ってきます。逆に言えば、立ち会いさえすれば打刻方式の変更は一日で慣れます。慣れないのは打刻ではなく、申請画面のほうです。

料金の考え方が違う ― 人数で数えるか、機能で数えるか

KING OF TIMEは打刻した人数で数える形で、機能を後から選ぶ考え方ではありません。ジョブカン勤怠管理は、出勤管理・シフト管理・休暇申請・工数管理といった機能の組み合わせで料金が変わる形です。つまり、打刻と集計しか使わない会社は機能を絞れば軽くなり、シフトも工数も全部使う会社は組み合わせた分だけ乗ります。どちらが安いかは会社の使い方次第で、人数だけでは決まりません。

比較するときは、今月の請求書を出してきて「実際に打刻した人数」を数えてください。月の途中で辞めた人、休職中で打刻のない人が契約人数に残っていることがよくあります。この整理をしただけで負担が下がり、乗り換え自体が不要になる会社もあります。最新の料金体系は変わるので、記事末尾の公式ページで両方を確認してから電卓を叩いてください。

切り替えに向く月と、手を出してはいけない月

動くべきは締め日の翌日です。締めの途中で切り替えると、同じ月の勤怠が二つのシステムに分かれ、給与担当は両方から出した集計を手で足すことになります。月末締めの会社なら月初、二十日締めなら翌日から。ここは絶対に守ってください。

避けるのは年末調整の時期と、決算作業と重なる月です。総務が一人か二人しかいない会社で、年末調整の書類集めと勤怠の初期設定を同時にやるのは無理があります。もう一つ避けたいのは、新しく人が入る直前。入社手続きと並行して設定すると、新入社員だけ有休の付与基準がずれた状態で登録され、半年後に気づきます。逆に向いているのは、繁忙期が明けた直後で、しばらく人の出入りがない月です。

移行で引き継げないものはどれか

過去の打刻データは、そのままの形では移りません。出力したCSVを取り込む方法はありますが、修正履歴や誰がいつ承認したかという記録は再現できないと考えてください。労働基準法上の保存義務があるので、旧システムを解約する前に、月次の集計表と個人別の出勤簿をPDFとCSVの両方で落として、社内のサーバーかクラウドに残しておきます。解約するとログインできなくなり、後から出せません。

設定も引き継げません。所定労働時間、休憩の自動控除、深夜と法定休日の割増、変形労働時間制を使っているならその期間設定。これらは今のシステムの管理画面を印刷するかスクリーンショットで残し、新しい側で一から入れ直します。就業規則と突き合わせて、いま動いている設定が本当に規則どおりかを確認するいい機会でもあります。長く使っていると、規則にない運用が設定に紛れ込んでいることがあります。

実際の段取りと、並行運用をどこまでやるか

並行運用は締め一回分で十分です。二回三回と重ねても、従業員は二重打刻に飽きて片方をやめます。締め日の翌日から新旧両方で打刻してもらい、その月の締めで両者の集計を突き合わせる。ここで差が出るのは、たいてい休憩の控除ルールと、深夜をまたぐシフトの日付の扱いです。差の原因が説明できるようになれば、翌月から旧システムを止めて構いません。

もう一つ、本番前に必ずやるのが給与ソフトへの取り込みテストです。項目名が一つ違うだけで取り込みが弾かれ、支給日の前日に気づくのがいちばん怖い。テスト用に数名分だけ流して、給与ソフト側で金額が合うところまで確認してください。

そのまま続けたほうがいい会社

専用の打刻機を複数台入れていて、それが問題なく動いている会社。シフトも工数も使わず出退勤だけで、いまの負担に不満がない会社。そして、総務担当が退職しかけている、あるいは今まさに人を採用している最中の会社。この三つのどれかに当てはまるなら、乗り換えは先送りでかまいません。勤怠システムの入れ替えで得られるのは、月々の負担の差と、申請画面の使いやすさです。それを取りに行くために、給与計算を止めるリスクを負う価値があるかどうかで判断してください。

それでも動くと決めたなら、まず両方の公式ページで今の料金と対応機器を確認し、契約の解約タイミング(月単位か、いつまでに申し出るか)を旧システム側に問い合わせてください。ここを確認せずに新しい契約を始めると、しばらく両方に払う月ができます。

よくある質問