タッチオンタイムの値上げ通知が来たら、まずどこを見るか

タッチオンタイムの料金改定の案内が届いて、他社の資料を集め始める前に手を止めてほしい。乗り換えで浮く額より、移行にかかる手間と現場の混乱のほうが大きくなる会社は珍しくない。ここでは、続けるか替えるかを自社の条件で決められるように、判断の軸を先に出してから各選択肢を当てはめる。

請求が増えたのは単価か、人数か

案内が来たらまず、直近数か月分の請求明細を並べる。単価の改定で上がったのか、使う人が増えて上がったのか、以前足したオプションが乗り続けているのか。ここを分けないまま「高くなったから替える」と動くと、移行先でも似た額に着地して、切り替え作業だけが手元に残る。

勤怠システムの請求は、使う人の数で動く契約が多い。パートやアルバイトの入れ替わりが激しい店舗や現場だと、辞めた人のアカウントが整理されず残っていることがある。休職中の人が課金の対象に入るかどうかも契約の条件次第だ。請求明細に出ている人数と、今月実際に打刻している人数を突き合わせてみる。それだけで説明がつく増え方なら、そもそも値上げの話ではない。契約形態と最新の料金体系は、記事末尾の公式ページで確認してほしい。

続けるか替えるかは、この三つで決まる

軸は三つしかない。打刻の方法、勤怠データを給与にどう渡しているか、月末の締めを誰がやっているか。このどれかを自社の事情に合わせて作り込んでいる会社は、乗り換えの負担が料金差をあっさり超える。逆に、標準機能のまま素直に使っているなら、替える実害は小さい。

現場に打刻機を置いて指紋やICカードで打刻している会社は、端末の扱いが最初の関門になる。専用の打刻機はそのサービス向けの機器なので、移行先でそのまま使える保証はない。拠点ごとに買い取って設置しているなら、その台数分の再購入か、打刻方法そのものの変更が発生する。朝、工場の入口で列を作って打っている運用を、いきなりスマホ打刻に変えると初日から打ち忘れが出る。

もう一つ見るのは、締めのあとの流れだ。集計結果を画面で見て給与ソフトに手入力しているだけなら、渡し方は作り直しやすい。CSVの項目を並べ替えるマクロを誰かが作っている場合や、給与側の取り込み設定を業者に組んでもらっている場合は、その工数を乗り換え費用に足して考える。

続けるなら、契約のどこを削れるか

そのまま使い続ける判断をしたなら、値上げ分を別のところで吸収できないか見る。順番としては、まず使っていない人のアカウント整理。次に、導入時に付けたまま一度も開いていない機能がないか。有給や申請の管理を紙で回しているのに、システム側の該当機能の料金も払っている、という重複はよくある。

端末の契約形態も確認する対象だ。買取とレンタルのどちらが自社に向くかは、あと何年その拠点を使うかで変わる。閉める予定のある店の端末をレンタルで持ち続けるのは無駄だし、長く使う工場でレンタル料を払い続けるのも合わない。ここは自分で判断するしかないので、サポート窓口に現状の契約内容を出してもらってから決める。

乗り換え先の料金を比べるとき、何をそろえるか

見積もりは、前提をそろえないと比較にならない。同じ人数を入れても、登録している全員で数えるサービスと、その月に打刻した人だけで数えるサービスでは請求の動き方が違う。季節で人が増減する会社ほど、この差が効く。取り寄せた見積もりを並べる前に、次の項目を同じ条件で書き出しておく。

• 人数の数え方（登録者か、その月の利用者か）
• 初期費用と、打刻機の本体代・設置費
• サポート窓口の有無と、電話が使えるかどうか
• 有給管理や申請ワークフローが基本料に含まれるか、別料金か
• 給与ソフトへの出力形式と、その調整を自社でやるのか依頼するのか

そして、月単位ではなく一年通した金額で見る。移行月は旧システムと新システムの両方に払うことになるので、その重複も入れて計算する。ここを月額だけで比べると、切り替えた年だけ費用が跳ねて社内で説明できなくなる。

替えると引き継げないもの

過去の打刻記録は、そのまま新しいシステムに移せると思わないほうがいい。移せてもCSVの取り込みで日付と時刻の形式が合わず、手直しに数日かかることがある。労働時間の記録は一定期間の保存が要るので、旧システムから出力したファイルを、締めごとにフォルダを分けて自社側に置いておく。解約後に画面を開けなくなってから気づくと、もう取り出せない。

有給の残日数と、丸めや深夜の計算設定も引き継げない。前者は移行先に手で入れることになるし、後者は「うちは十五分単位で切り上げ」といった自社ルールを一から設定し直す。切り替えのタイミングは締め日の直後にそろえる。月の途中で替えると、その月だけ二つのシステムに打刻が分かれて、集計を手で足し合わせる羽目になる。

値上げをきっかけに直しておくと後が楽になること

続けるにしても替えるにしても、この機会に打刻ルールを文字にしておく。打ち忘れたときは誰に言って誰が直すのか、直行直帰の日はどこで打つのか、休憩を押し忘れた分をどう扱うのか。決まっていないと、月末に管理者が記憶を頼りに修正することになり、あとで残業代の話になったときに根拠を示せない。

就業規則との食い違いもここで拾える。規則には所定時間が書いてあるのに、システム側は前任者が入れた設定のまま、という会社がある。値上げの案内は、そういう放置を点検する理由として使いやすい。設定を触るなら、必ず切り替え前の締めが終わった直後にする。

いつ決めて、誰に先に伝えるか

決める順序は、契約の更新月と解約の申し出時期を確認する、次に給与計算を委託している先へ相談する、最後に現場へ告知する。この順を守らないと、社内に「システムが変わる」と伝わったあとで移行が間に合わず、話だけが浮く。

現場への告知は、打刻方法が変わる場合だけ早めにする。方法が変わらないなら、切り替え日の直前でいい。変わる場合は、切り替え初日に必ず打刻できない人が出る前提で、その日だけは紙で受けて後から入れる段取りを決めておく。朝の五分が止まると、それだけで現場は新しいシステムを嫌いになる。

よくある質問