一人社長の勤怠管理システム、選ぶ前に決める条件

社長ひとりの会社が勤怠管理システムを選ぶとき、最初に詰まるのは機能の比較ではありません。今のひとりの状態に合わせるのか、人を雇ったあとに合わせるのかで、選ぶものが逆になるからです。先に条件を決めてから選択肢を当てはめる順番で進めます。

何のために入れるのかを、先に一つに絞る

一人社長が勤怠を入れる理由は、だいたい三つに分かれます。近いうちに人を雇う予定がある。客先や発注元に稼働時間を出す必要がある。自分がどの仕事に何時間使っているかを把握したい。この三つは必要な機能がまったく違うので、全部を満たそうとすると使わない機能に金を払い続けることになります。

ここで押さえておきたいのは、会社の役員は労働基準法でいう労働者ではないという点です。労働時間の把握を求めるガイドラインが対象にしているのは、雇われて働いている人です。つまり社長ひとりだけの会社で自分の打刻を取ることは、法律に言われてやる話ではありません。「義務だから」で選びはじめると、有休管理や残業アラートのような、今はまったく使わない機能を基準にしてしまいます。

逆に、雇う日が見えているなら話は別です。その場合、今の自分の打刻は本番前の練習になります。人を入れた初月にいきなり設定を覚えるより、何か月か自分で触っておいたほうが、締め日に慌てません。選ぶときの軸は「ひとりで使いやすいか」ではなく「人が増えた日に設定し直さずに済むか」に移ります。

条件その一 — ひとりの間、どう課金されるか

クラウドの勤怠は利用人数で料金が決まるものが多いのですが、ひとりだから最小になるとは限りません。最低契約人数や最低利用料が設定されていて、使っているのが自分だけでも一定額がかかることがあります。無料枠があるサービスでも、人数の上限や機能の制限、データの保存期間に条件が付いているのが普通です。契約前に、ひとりで使ったときにいくらになるかを必ず公式の料金ページで確かめてください。

見るべきなのは今月の金額より、人が増えたときの増え方です。ひとり単位で増える方式なのか、人数の区切りをまたぐと一段上がる方式なのか。年契約で先に払う形だと、途中でアルバイトを入れても追加できない、あるいは減っても返ってこないことがあります。パートを繁忙期だけ入れるような使い方をする会社は、ここで差が出ます。

初期費用も確認対象です。打刻機を置くタイプは本体代がかかり、置かないと決めた瞬間にその選択肢は消えます。サポートが電話まで含むのか、チャットと問い合わせフォームだけなのかも、ひとりでやっている以上は効いてきます。設定でつまずいた夜に聞ける先があるかどうかという、ごく現実的な話です。

条件その二 — 打刻がその日の動きに合うか

一人社長はだいたい一か所にいません。朝は自宅で見積りを作り、昼から客先、夕方に事務所へ戻る。そういう日にPCのブラウザからしか打刻できない仕組みを入れると、三日で打刻漏れが出ます。出先で押せるかどうかが、続くか続かないかをほぼ決めます。

打刻の取り方として実際に選べるのは、次のあたりです。

• PCのブラウザから押す（事務所に常駐する日が多い場合）
• スマホアプリから押す（直行直帰や移動が多い場合）
• ICカードや生体認証の打刻機を置く（将来、出入りの多い職場にする場合）
• 打刻と同時に位置情報を記録する（客先常駐や現場作業の証明が要る場合）

位置情報については、自分ひとりのうちは気になりませんが、人を雇ったあとに有効にすると反発が出ることがあります。あとから付けるより、最初から「打刻には位置が付く」運用にしておいたほうが説明が要りません。そこまで要らないなら、機能として持っていても切っておけばいい話です。

もう一つ、打刻を忘れたときの直し方を見てください。多くのシステムは修正申請を出して承認する流れになっていますが、ひとりだと申請者も承認者も自分です。承認なしで直接修正できる設定があるか、それとも毎回自分で自分の申請を承認する手間が発生するか。毎月やることなので、この差は小さくありません。

条件その三 — 記録をあとで取り出せるか

勤怠のデータは、取ったあとに必ずどこかへ出します。給与計算に回す、客先に提出する、税理士に渡す、労働局や金融機関に説明する。出口が決まっていないまま入れると、締め日に画面を見ながら電卓を叩くことになります。CSVで落とせるか、月単位の集計表をPDFで出せるか、この二つは契約前に試用で確かめられます。

給与計算のソフトを決めているなら、そのソフトが読める形式で出せるかを先に見ます。連携機能があると謳っていても、実際には項目の並び替えが要る場合があります。試用期間のうちに一度だけでも、勤怠から出したファイルを給与側に取り込んでみてください。人を雇った初月にこれを初めてやると、支払日が迫った状態で詰まります。

解約したあとどうなるかも聞いておきます。解約と同時に過去の打刻が見られなくなる作りのサービスはあります。賃金台帳や出勤簿は一定期間の保存が求められる書類なので、乗り換えるときは解約前に全期間を落としてから手続きする、と決めておけば済みます。

人を雇う日が来たとき、設定をやり直さずに済むか

ひとりのうちは意識しない機能が、人を入れた途端に全部必要になります。有給休暇の付与日と残日数の管理、所定労働時間を超えた分の割増、深夜帯の扱い、休憩の自動控除。このあたりが設定で対応できないと、結局エクセルで計算し直すことになって、入れた意味がなくなります。

雇用形態が一種類とは限らない点も見ておきます。正社員のほかに、週に何日かのパートや短時間のアルバイトが入ると、所定労働時間も休憩の取り方も別立てになります。雇用形態ごとに就業ルールを分けて持てるかどうかは、料金表には書かれていないことが多いので、問い合わせて確かめる項目です。

それと、締め日の変更です。ひとりのときは月末締めにしておいて、人を雇うときに給与の支払日に合わせて変えたくなる場面があります。締め日を途中で変えられるか、変えた月の集計がどうなるかは、サービスによって挙動が違います。ここは会社によって必要かどうかが分かれるので、変える可能性があるなら事前に確認してください。

エクセル・無料枠・クラウド勤怠、どれに当てはまるか

ここまでの条件を当てはめます。記録の目的が自分の働き方の把握だけで、人を雇う予定も客先提出もないなら、表計算か手帳で足ります。システムを入れても使う機能が打刻だけになり、月額を払い続ける理由が弱い。やめる判断も選択のうちです。

人を雇う時期が見えている、あるいは客先に稼働の内訳を出しているなら、有料のクラウド勤怠を先に入れて自分で慣らすほうが早い。雇った月に導入と運用を同時にやるのは、思っている以上に負担です。すでに給与計算や会計のサービスを使っているなら、そこに勤怠機能が付いていないかを先に見てください。連携の手間がない分、少人数のうちはそれで足りることがあります。

迷ったときの基準は単純で、「人が増えても同じ画面で続けられるか」です。ひとり用に最適化されたものは乗り換えの日が必ず来ます。乗り換えには過去データの移行と設定のやり直しが付いてくるので、その手間を今払うか後で払うかの選択になります。

入れた月に決めること、やらなくていいこと

導入したら、最初の一か月で決めるのは三つだけです。締め日をいつにするか、打刻を押すタイミング（事務所に着いた時点か、仕事を始めた時点か）、押し忘れたときに誰がいつ直すか。自分ひとりでも言語化しておかないと、人を雇ったときに説明できません。

逆に、今やらなくていいのは有休や残業の細かい設定です。従業員がいない段階で作り込んでも、実際の雇用条件が決まれば直すことになります。一か月回したら、締めて集計して出力するところまで一度通しでやってみてください。打刻が貯まっているだけで出力を試していない会社が、初めての給与計算でつまずきます。

よくある質問