直行直帰の打刻、システム導入前に決める三点

直行直帰の社員がいる会社では、月末に出勤簿を見ると空欄が並びます。本人に聞いて後から埋める、あるいは所定労働時間で機械的に埋める。どちらも記録としては弱く、残業代の計算根拠になりません。勤怠管理システムを比べ始める前に、決めておかないと製品を選べない項目がいくつかあります。

「打刻できていない」の中身を切り分ける

ひとくちに直行直帰の打刻ができないと言っても、詰まっている場所は三通りに分かれます。ひとつは、そもそも会社に寄らないので打刻機に触れないケース。もうひとつは、現場には着いているが作業を始めた時刻と到着時刻がずれていて、どちらを打刻とするか社内で決まっていないケース。最後が、夕方に現場から解散するため終業時刻を誰も見ておらず、翌朝の自己申告しか残っていないケースです。

この切り分けをせずに製品を探すと、機能の話ばかりになって決まりません。打刻機に触れないだけならスマートフォンでも共有端末でも解決しますが、終業時刻が本人しか知らない状態を放置していると、どんなシステムを入れても入力されるのは本人の記憶のままです。記録の精度が上がるのは、打刻の手段を替えたときではなく、いつを始業・終業とするかを会社が決めたときです。

システムを見る前に決める四つのこと

決めるのは、労働時間の起点、移動時間の扱い、打刻の承認者、そして締めと修正の流れです。起点というのは、自宅を出た時刻か、現場に着いた時刻か、実際に作業に入った時刻かという話で、ここが曖昧なままだと社員ごとに解釈が分かれます。分かれたまま半年運用すると、後から一律に直せません。過去分の是正になり、金額の話にまで発展します。

移動時間については、会社の指示で資材を積んで向かうのか、行き先だけ決まっていて途中は自由なのかで判断が変わります。同じ社員でも日によって性質が違うことがあり、ここは会社の実態に合わせて類型ごとに決めるしかありません。労働時間の考え方そのものは記事末尾の公式ページに出ているので、自社の類型を書き出して当てはめてください。判断がつかない類型が三つ以上出てくるなら、製品選びより先に社会保険労務士に相談したほうが早く終わります。

承認者と締めの流れは地味ですが、ここを決めないと打刻漏れが誰の手元にも上がってきません。現場ごとの職長が見るのか、事務担当がまとめて見るのか。修正はいつまで受け付けるのか。締め日の前日に一気に確認する運用にすると、その日だけ事務が止まります。

打刻する端末は会社のものか、私物か

直行直帰なら打刻の場所は現場か移動中です。したがって端末は、会社が支給するスマートフォン、社員の私物、現場に置く共有端末のいずれかになります。私物を使う方式は追加の機器を買わずに始められる代わりに、通信費と電池の負担、退職時のアカウント停止、私物を業務に使うことへの同意という三つの宿題が残ります。同意を取らないまま配ると、入れない社員が必ず出てきて、その人だけ紙が残ります。

会社支給は運用が一番素直ですが、台数分の費用と管理が増えます。共有端末は、同じ現場に毎日複数人が集まる仕事なら有効です。逆に、一人で客先を回る営業や修理のような働き方には向きません。端末をどこに置くかという問題が解けないからです。ここで決めた端末の前提が、次に見る打刻方法の選択肢をほぼ決めます。

打刻の方法は実質四つしかない

ひとつ目はスマートフォンのアプリで打刻し、その時刻と位置を記録する方式です。直行直帰との相性は一番よく、現場から直帰しても終業時刻がその場で残ります。ただし位置情報の扱いを説明せずに配ると、監視されていると受け取られます。何の目的で取り、誰が見るのかを先に伝えるかどうかで、定着するかしないかが変わります。

二つ目は現場や詰所に据える共有端末で、ICカードや暗証番号で打刻します。私物端末の問題が消える代わり、端末のある場所に必ず立ち寄る必要が出ます。三つ目は、始業と終業を電話やチャットで連絡してもらい、受けた側が入力する方式。仕組みとしては原始的ですが、通信が不安定な現場や、端末操作に不慣れな社員が多い職場では現実的に回ります。連絡を受ける人が休んだ日に止まるのが弱点です。

四つ目は日報の自己申告に承認を付ける方式です。打刻の即時性は落ちますが、記録として成立させることはできます。承認が形だけになると意味がなくなるので、承認者が現場の実態を知っている場合にしか機能しません。この四つは優劣ではなく、どれが自社の一日に混ざり込めるかで選びます。

自社の条件を当てはめて絞る

絞り方の順序は決まっています。まず、作業開始場所が日ごとに変わって直帰も多いなら、スマートフォン打刻を軸に据えます。それが難しい事情、たとえば私物の使用に同意が取れない、端末操作の負担が大きいという事情があるなら、共有端末か連絡受付方式に落とします。電波の届かない現場が定期的にあるなら、通信が切れたときに記録がどう残るかを製品ごとに確認してください。ここを確認せず入れると、圏外の日だけ打刻が消えて、結局その日は手入力になります。

もうひとつの軸は、打刻で何をしたいかです。残業時間を正確に押さえたいのか、誰がいつどの現場にいたかを後から示したいのか。前者なら打刻と集計の精度、後者なら日報や作業報告と同じ画面で扱えるかを優先します。両方をひとつのシステムで完結させようとすると要件が膨らむので、優先順位を先に付けたほうが決まります。

費用はどこで増えるか

勤怠管理システムの費用は利用人数で動くのが基本で、そこに機能ごとの追加が乗ります。位置情報付きの打刻や、シフト作成、給与ソフトとの連携が別料金になっている製品もあるので、必要な機能を含めた状態の金額で比べないと後で膨らみます。最新の料金は各社の公式ページで確認してください。

見落としやすいのは初期にかかる手間の側です。社員情報の登録、所定労働時間や休日の設定、直行直帰の類型ごとの打刻ルールの作り込みは、誰かが業務時間を割いて進めます。ここに加えて、私物端末を使わない方針にしたなら端末代、共有端末方式なら設置場所ごとの機器代が乗ります。次の項目は見積の前に数えておくと、比較が現実的になります。

• 打刻する人数と、そのうち直行直帰が主になる人数
• 会社が支給する端末の台数、共有端末を置く場所の数
• 給与計算に渡すときの連携方法（自動連携か、書き出して取り込むか）

動かし始めた最初の月に起きること

初月は打刻漏れが出ます。朝は覚えていても、現場が終わって解散した瞬間に忘れる。これは意識の問題ではなく手順の問題なので、終業打刻を日報の提出とセットにするなど、忘れない場所に置き直します。漏れた分は修正申請で通す運用にして、承認者が翌日中に処理するところまで決めておくと、締め日に残りません。

もうひとつ起きるのが、位置情報への抵抗です。導入の理由を「サボりの確認」と受け取られると、打刻自体が敵になります。労働時間を正しく記録して残業代を払うため、そして現場でのけがや事故のときに誰がどこにいたかを示すためだと説明したほうが、話が早く済みます。締め日をひとつ通してから、打刻のルールに無理があった箇所を直す。最初の設計で完成させようとしないほうが、結果的に早く落ち着きます。

よくある質問