士業事務所の勤怠管理、案件時間と外出をどう記録するか

士業事務所の勤怠は、飲食店や小売店とは要件がまるで違う。シフト表も壁掛けの打刻機もほぼ要らない。その代わり、顧客訪問と繁忙期の残業集中、そして案件ごとの時間集計で詰まる。製品比較表を先に眺めても決まらないので、自分の事務所がどの型に当たるかを決めてから当てはめていく。

先に決めるのは「何のために時間を取るか」

選定が半年止まっている事務所は、だいたいここが曖昧なままだ。給与計算のために出退勤を集計したいのか、労基署や監督署に出せる記録を残したいのか、担当者ごとの採算を見たいのか。この三つは似ているようで、必要な機能も入力の負荷も別物になる。全部やろうとすると入力項目が増え、繁忙期に真っ先に打刻が止まる。

順番は、給与計算に必要な出退勤の集計、次に記録の残り方、最後に案件別の時間。逆から入ると失敗する。理由は単純で、案件コードの入力は補助スタッフの手間が一番大きく、忙しい月ほど後回しにされるからだ。虫食いになった工数データは採算分析に使えず、結局は誰も見なくなる。まず出退勤だけを確実に回し、半年たってから案件時間を足す方が定着する。

案件ごとの時間まで取るか、出退勤だけにするか

タイムチャージで請求している弁護士事務所や、スポット業務の比率が高い行政書士・司法書士事務所は、勤怠と案件時間を切り離せない。この場合、出退勤の打刻画面からそのまま案件を選んで時間を積める製品でないと、打刻とタイムシートの二重入力になる。二重入力は必ず片方が形骸化する。合計が合わない日が続き、どちらが正なのか誰も答えられなくなる。

一方、顧問料が収入の中心で、時間単価で請求していない税理士・社労士事務所なら、勤怠システムに工数管理まで求める必要はない。担当者別の採算はスプレッドシートで月次に手を動かした方が早いことも多い。工数機能つきの製品は単価が上がり、設定項目も増える。使わない機能のために設定に一日取られるのは割に合わない。

事務所の外で働いた時間をどう記録するか

税務調査の立ち会い、年金事務所や法務局への持ち込み、裁判所の期日、顧問先での月次打ち合わせ。士業の勤怠が内勤専業と違うのは、事務所に寄らない日が普通にあることだ。ここでパソコンのログイン記録を打刻代わりにしていると、外出日だけ記録が空白になる。あとから手書きで埋める運用になり、それが常態化すると記録の信用度が落ちる。

実務的にはスマホからの打刻が使えるかどうかで決まる。確認しておくのは次の点くらいで足りる。

• スマホから打刻でき、打刻時だけ位置情報を残す設定にできるか
• 直行・直帰の区分を打刻時に選べるか(移動時間の扱いを後で判断できる)
• 打刻し忘れの修正を本人が申請し、所長が承認する流れが残るか

移動時間そのものを労働時間として扱うかは、事務所の指揮命令の実態で変わる。自宅から直接顧問先へ向かうのと、事務所に集合してから同行するのとでは判断が違う。システムはどちらでも記録できるが、どう扱うかは先に決めて就業規則と揃えておかないと、退職時に精算を求められたときに説明できない。

裁量労働やみなし残業があるなら、どこを見るか

弁護士の業務のように専門業務型裁量労働制の対象になる仕事もあるが、同じ事務所の補助者やパートは対象外だ。つまり一つの事務所の中に、通常の労働時間管理と裁量労働、固定残業手当つきの社員が同居する。ここで見るのは、従業員ごとに勤務区分を分けて設定でき、区分ごとに集計の出し方が変わるかどうか。全員一律の設定しかできない製品だと、毎月誰かの分を手で直すことになる。

誤解が多いのは、裁量労働やみなし残業を入れれば時間を記録しなくていい、という理解だ。実際は逆で、健康確保のための労働時間の状況把握は必要だし、固定残業を超えた分は精算しなければならない。超過分が出たときに気づける仕組みがないまま数年たつと、まとめて請求されたときに反論する材料がない。記録が残っていることが、事務所を守る側にも働く。

繁忙期の一か月に耐えるか

税理士事務所の確定申告期、社労士事務所の算定と年度更新、決算が重なる月。士業の残業は年間で均されず、特定の時期に固まる。だから平常月に問題がなくても、その一か月だけ協定の上限に触れる人が出る。この構造を前提にすると、月末に集計して初めて超過が分かる仕組みでは間に合わない。

見るべきは、月の途中で「このペースだと誰が超えるか」を所長が把握できるか。累計時間が一定ラインに達したときに本人と管理者に通知が飛ぶ機能があると、月半ばで仕事の振り分けを変えられる。締めた後に気づいても、できるのは謝ることだけだ。特別条項を結んでいる事務所ほど、回数の管理も必要になる。年間を通して何回使ったかを画面で追えるかは、契約前に実際の管理画面を見せてもらって確かめた方がいい。

費用はどこで膨らむか

人数課金の製品が多いので、パートや短時間勤務の補助者を含めた全員分で見積もる。所長と有資格者だけの人数で試算して、後から実際の請求額に驚く事務所が多い。最低利用人数が設定されていて、少人数だと単価が実質的に上がる場合もある。金額は改定されるので、記事末尾の公式ページで最新の条件を確認してほしい。

見落としやすいのは初期設定と連携の部分だ。給与ソフトへの連携がオプション扱いになっているか、初期設定の代行を頼むと別料金か。士業事務所は自分で設定できることが多いので代行は不要だが、勤務区分が複数ある事務所は設定に想像より時間がかかる。年払いにすると割安になる製品もあるが、一年使ってみて合わなかったときに動けなくなるので、最初の年は月払いで様子を見る手もある。

顧問先に説明する立場なら、判断軸が一つ増える

社労士事務所と税理士事務所には、自分が使っているものしか自信を持って勧められないという事情がある。顧問先から「打刻が反映されない」と電話が来たとき、画面を思い浮かべながら答えられるかどうかで信頼が変わる。だから自事務所への導入は、顧問先向けの下見も兼ねる。

ただし、事務所向けの選定基準をそのまま顧問先に持っていくと外す。内勤中心の事務所ではシフト機能がまったく要らないが、飲食や介護の顧問先ではそこが主役になる。逆に、顧問先で使いやすかった製品が事務所に合うとも限らない。自事務所用は内勤と外出の記録を軸に選び、顧問先向けは業種ごとに別の製品を触っておく。二本立てにしておくと、相談されたときに「御社ならこちら」と言える。

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