美容室の勤怠管理システム、練習時間と面貸しで決まる

美容室の勤怠でもめるのは、だいたい二か所です。閉店後の練習をどう扱うかと、面貸し・業務委託で入っているスタイリストを同じ枠で管理してよいのか。ここを決めないまま製品を比べても、機能表の細かい差ばかり気になって決まりません。順番を逆にします。

導入を検討する前に決めておくこと

比較サイトを開く前に、紙一枚でいいので「うちはどこからが仕事か」を書き出してください。これをやらずに製品から入ると、無料期間のあいだに設定が終わらず、そのままタイムカードに戻ります。実際、導入が止まる店の多くは機能が足りなかったのではなく、店の中で線が引けていなかっただけです。

美容室で曖昧になりやすいのは、次のあたりです。並べてみると、ほとんどが営業時間の前後にはみ出している作業だと分かります。

• 開店前の掃除、タオル畳み、朝礼
• 閉店後の片づけ、薬剤やカラー剤の補充
• 撮影やSNSの投稿作業
• 閉店後の練習、モデル施術
• 店外の講習会やメーカーのセミナー

それぞれについて、労働時間に入れるのか、入れるなら誰の指示で始まるのかを決めます。決めた内容がそのまま「打刻の区分をいくつ用意するか」という要件になります。ここが決まっていれば、製品選びは急に単純になります。

閉店後の練習は労働時間に入るのか

判断の軸は、参加が事実上強制になっているかどうかです。店長が日を指定して全員を集める、出ないと指名の割り振りや評価に響く、その場で先輩が技術を指導している。こういう形なら、名目が自主練でも指揮命令の下にあると見られる可能性が高い。逆に、店を開放しているだけで、来ても来なくても何も変わらないなら扱いは変わります。ここは店の実態次第で、書類上の呼び方では決まりません。

実務でやることは、白か黒かを今すぐ決めることではありません。練習を営業時間の勤務と別区分で打刻できるシステムを選び、まず実態を数字で見えるようにすることです。誰が週にどれだけ残っているかが出てくれば、練習を早番の空き枠に移す、月に何回までと決める、といった手が打てます。集計が紙のままだと、この判断材料がいつまでも手に入りません。法令上の考え方は記事末尾の公式ページを確認してください。

面貸し・業務委託のスタッフを同じシステムに入れてよいか

同じフロアで、同じ受付を使って働いていても、契約が違えば管理の仕方も変えなければいけません。業務委託のスタイリストを勤怠システムに登録し、出勤時刻を指定し、遅刻に控除をかける。この運用を続けると、実態は雇用だったと判断される材料が毎日蓄積されていきます。システムのログは日付入りで残るので、あとから「そういう趣旨ではなかった」と説明するのは難しい。

だから要件としては、雇用のスタッフと委託のスタッフを別グループで登録でき、集計表も分けて出せることを見ます。もっと言えば、委託の人はシステムに入れないという選択も普通にあります。人数で課金される製品が多いので、入れないほうが運用も費用も軽くなります。最新の料金体系は各社の公式ページで確認してください。

打刻はどこでさせるか

美容室特有の事情がここに出ます。手はしょっちゅう濡れているし、カラー剤もつく。指紋や静脈で読ませる方式は、朝のバタバタした時間に一発で通らないと行列になります。受付のタブレットに集約する場合は、開店直前とシャンプー台が混む夕方に打刻が重なることを想定しておいてください。

個人のスマートフォンで打刻させるなら、施術中は端末を触れないという前提を置きます。カット中に退勤時刻が来ても打てない。結果として月末に修正申請が山ほど出ます。打刻忘れの修正が、スタッフ側から数タップで申請でき、店長がまとめて承認できるか——ここは機能表の隅に書かれがちですが、毎月の作業量を決めるのはこの部分です。私物の端末を使わせる場合は、通信費の扱いと、退職時にアプリを消してもらう段取りも先に決めておきます。

シフト・締め日・給与ソフトへのつなぎ

美容室は定休日が週の途中に来て、早番と遅番が混じり、アシスタントとスタイリストで所定の時間が違うことがあります。変形労働時間制を採っているなら、その設定が入るかどうかは早めに確認してください。ここが合わないと、せっかく打刻を集めても集計値がそのまま使えず、結局エクセルに貼り直すことになります。

もうひとつ、指名料や店販の歩合は勤怠システムでは計算されません。給与ソフト側の仕事です。勤怠側に求めるのは、締め日で確定した労働時間・残業時間・有給の消化を、使っている給与ソフトが読める形で出せること。純正の連携があるならそれが一番楽で、なければCSVの項目名を合わせる作業が毎月発生します。紙のタイムカードを電卓で足す時間はなくなりますが、代わりに修正申請の承認という新しい作業が増える。この入れ替わりを理解したうえで導入してください。

二店舗目やヘルプ勤務が出たときに何が崩れるか

いま一店舗でも、増える可能性があるなら先に見ておく価値があります。崩れやすいのは、スタッフが別店舗にヘルプへ入った日の扱いです。所属店で集計されるのか、勤務した店に付くのか。店舗ごとの人件費を見たい経営者にとっては、ここが分かれ目になります。

また、店長に承認だけをやらせて、給与に関わる情報は見せたくないという要望はよく出ます。権限を店舗単位・役割単位で分けられるかを確認しておくと、二店舗目のときに作り直さずに済みます。逆に当面ずっと一店舗でやるなら、この論点は無視してかまいません。使わない機能に合わせて選ぶと、設定が重くなるだけです。

結局どこで決めるか

優先順位は決まっています。まず業務委託のスタッフが混在しているかどうか。混在しているなら、登録と集計を分けられることが最優先で、ここを満たさない製品は候補から落とします。次に練習や講習を別区分で記録したいか。三番目に、いま使っている給与ソフトへの渡し方。この三つを満たすものが複数残ったら、あとは打刻方式の相性と費用で決めて構いません。

無料期間があるなら、忙しい週にわざと当ててください。暇な週に試すと、朝の打刻の混み具合も、修正申請の量も分かりません。試すときは全員でなくて構わないので、早番・遅番・アシスタントを一人ずつ入れて、一回分の締めまで通してみる。締めまで通さないと、集計が給与に載る形で出てくるかが分からないままになります。

よくある質問