ジョブカンが値上げ、使っている機能から見直す

ジョブカンの料金改定の案内が届いて、次の請求からどれだけ増えるのかを見ている段階だと思う。ここで先に他社の単価表を並べると、たいてい判断を外す。ジョブカン勤怠管理は使う機能を選んで積み上げる料金なので、同じ人数でも影響額が会社ごとに違う。まず自社の契約の中身を数え、そのうえで「そのまま続ける」「機能を削って続ける」「他社へ移す」の三つに当てはめる。金額は改定のたびに変わるので、最新のものは記事末尾の公式ページで確認してほしい。

通知を見たら、機能の数と課金される人数を数える

案内メールに書かれた新しい単価より先に、管理画面の契約状況を開く。勤怠管理は出勤管理・シフト管理・休暇申請管理・工数管理といった機能の単位で選ぶ形になっていて、契約した機能の数だけ一人あたりの負担が積み上がる。導入したときに「とりあえず全部入れておこう」で決めた会社は、使っていない機能の分まで毎月払い続けている。工数管理を入れたが現場が案件番号を入力せず、結局は出勤打刻しか見ていない、というのはよくある。

次に人数。課金の対象になるのは基本的に在籍しているアカウントなので、退職者の処理を止めていると、その分まで毎月乗ってくる。入退の多い店舗や現場だと、辞めた人のアカウントが何十件も残っていることがある。ここを掃除するだけで、改定分がほぼ相殺できる会社もある。ただし最低の利用金額が設定されている場合、人数を減らしても下がりきらない。この条件は公式ページで確かめる。

• 契約している機能の一覧と、直近の月にそれぞれを誰が使ったか
• アカウント数と、そのうち在籍していない人の数
• 今の打刻方法(ICカード、スマホ、PC、生体認証端末など)
• ジョブカンの他のサービスや給与計算との連携の有無

続けるか替えるかは、この三つで決まる

軸は三つしかない。今の打刻方法をそのまま再現できるか、勤怠の締め結果を渡している先があるか、締め作業を実際にやっている人が移行に時間を割けるか。この順に見て、途中で引っかかったら、移行にかかる手間が改定分を超える可能性が高い。

打刻方法は現場の習慣そのものだ。カードをかざす動作が体に入っている工場に、スマホからの打刻を入れると初月の打刻漏れが一気に増え、修正申請の承認で管理者の夜が潰れる。締め作業を社長がひとりでやっている会社なら、移行の設定作業も社長がやることになる。就業ルールの再設定を繁忙期に重ねると、締めが遅れて支給日に間に合わないという事故になる。だから「安いかどうか」より「誰がいつ手を動かすか」が先に来る。

使っていない機能を外して下げられるか

削れるかどうかは運用を見ればすぐ分かる。シフトを店長がLINEと紙で組んでいて、システム側には結果を入れ直しているだけなら、シフト管理の契約は費用に見合っていない。逆に、有給の取得状況は記録して残す義務があるので、休暇申請の機能を外すなら、誰がどの台帳で管理するかを決めてからにする。決めずに外すと、有給の残日数を聞かれたときに答えられなくなる。

機能を落とす前に確認するのは、その機能で作った過去の申請履歴や設定がどう扱われるか。構成を変えた後に参照できるかは契約状況で変わるので、サポートに文面で聞いて、返答を保存しておく。電話で聞いた「たぶん残ります」を根拠に外すと、労務の相談が来た月に困る。

他社に替えると本当に下がるのか

他社の勤怠も、一人あたりの単価に打刻機やオプションが別で乗る構造が多い。単価の数字だけ横に並べると安く見えるが、ICカードリーダーの買い直し、就業ルールの再設定、管理者の操作習得、切り替え月の二重払いを足すと、最初の数か月はむしろ増える。値上げ分を取り戻すのに何か月かかるかを先に出しておくと、迷いが減る。

比較するときは条件をそろえる。使う機能を同じにして、課金対象の数え方(在籍者か、その月に打刻した人か)を各社に確認する。ここが違うと表の数字は比べられない。料金は改定されるので、比較の最終確認は必ず各社の公式ページで行う。

打刻機やICカードを入れている場合、何が無駄になるか

生体認証の端末やカードリーダーを購入している会社は、それが移行先で使えるかを機種名レベルで確認する。カードは規格が合えば流用できることもあるが、端末側が対応するかは別問題だ。確認せずに契約して、届いた設定でカードが読まれず、朝の出勤が入口で詰まったという話は珍しくない。

切り替える日も選ぶ。端末を差し替える日の朝は必ず混むので、休業日や稼働の少ない曜日に当てる。数日は紙の出勤簿を出しておき、読めなかった人はそこに書いてもらう。この保険を用意しないと、初日の打刻が欠けたまま締めに突入して、全員分を手で直すことになる。

給与計算や労務と一緒に使っているときの判断

勤怠だけを他社に移すと、締めた勤務時間を給与側へ渡す作業が手作業に戻る。項目名の並びを毎月合わせるだけで、月初に一時間が消える。自動で連携できていた部分を人手に戻すのは、金額の話とは別の損失なので、ここが効いている会社は据え置きに寄る。

反対に、勤怠は残して他の部分を見直すという分け方もある。全部を同じ月に替えると、給与も勤怠も同時に不安定になり、どちらの設定が原因で数字がずれたのか分からなくなる。替えるなら片方ずつ、締めを一度まわして落ち着いてから次に進める。

いつ動くか、現場に何を伝えるか

改定が適用される時期と、自社の締め日・支給日の周期を並べて、動かす月を決める。年末調整や決算作業と重なる月に移行を入れると、確認の電話に出る人がいなくなる。適用時期は公式の案内で確認し、社内の予定表に締めと支給日ごと書き込んでおく。

従業員に説明するのは料金ではなく、打刻のやり方が変わるかどうかだけ。何も変わらないなら「変わりません」と一言出す。黙って切り替えると、画面が少し変わっただけで打刻をためらう人が出て、その修正が全部管理者に回ってくる。伝える手間より、直す手間のほうが大きい。

よくある質問