KING OF TIMEが値上げ、契約人数から見直す

値上げの案内が届いて、最初に他社の料金表を開く経営者は多い。順番としては逆です。KING OF TIMEは使う人数で月々の請求が動く仕組みなので、増えた金額のうちどこまでが改定分で、どこからが自社の登録人数の膨らみなのかを分けないと、どこへ移っても同じ請求書を受け取ることになります。

請求が増えた原因は、値上げだけとは限らない

まず直近数か月の請求書を並べて、金額と一緒に「何人分で計算されているか」を見ます。ここが前月と変わっていれば、原因の半分は自社側にあります。先月末で辞めたパートが在籍のまま残っていた、産休に入った社員のアカウントをそのままにしていた、店舗の応援で入った短期の人を登録して閉じ忘れた——こういう積み残しは、人の入れ替わりが多い会社ほど静かに増えます。

逆に、人数が変わっていないのに単価だけ上がっているなら、これは交渉の余地がほとんどない話です。そのときは「払う額を下げる」ではなく「払う対象を減らす」か「乗り換えの手間と天秤にかける」しかない。原因を切り分けないまま乗り換えを検討すると、移行作業に何週間か取られたうえで、旧システムと同じ人数分を新システムで払い続けることになります。

課金対象の人数を、管理画面で数え直す

従業員一覧を出して、在籍している人と実際に打刻している人を突き合わせます。この作業は人事担当がいない会社だと誰もやっていないことが多く、退職処理が給与ソフト側だけで完結しているケースが典型です。給与は止まっているのに勤怠は動いている、という状態が何か月も続きます。

• 退職済みだが在籍扱いのまま残っているアカウント
• 休職・産休・育休で当面打刻しない人の扱い
• 店舗異動や掛け持ちで二重に登録されている人
• 繁忙期だけ入れた短期スタッフ、面貸しや外注の登録
• テスト用に作った管理者アカウント

洗い出したうえで、在籍区分をどう変えれば課金対象から外れるのかを確認します。ここはプランと契約条件で変わるところなので、自己判断で削除する前にサポートに聞いてください。削除してしまうと、その人の過去の打刻履歴や有休の付与記録が見えなくなることがあり、あとで労基署の調査や未払い残業の話が出たときに困ります。

使っていない機能に払い続けていないか

導入時に「あったほうがいい」で付けたものが、そのまま乗っています。ICカードリーダーを買ったが結局スマホ打刻に統一した、指静脈認証を試したが現場で定着しなかった、シフト機能を使うつもりが結局エクセルで組んでいる——このあたりは、入れた本人が辞めていると誰も止められません。

棚卸しの方法は単純で、管理画面で有効になっている打刻方法とオプションを書き出し、直近一か月に一度も使われていないものに印を付けるだけです。停止できるか、停止すると請求がどう変わるかは契約によるので、最新の料金体系は記事末尾の公式ページで確認してください。機器を買い取っている場合は、止めても月額が下がらないこともあります。

乗り換えると本当に下がるのか

月額の差額だけを見て決めると、まず外します。計算に入れ忘れるのは、初期設定の費用と、自社の人が使う時間です。就業規則にあわせた締め日・残業の集計ルール・休暇区分の作り直しは、どのシステムでも一度は通る作業で、変則シフトや深夜帯がある会社だとここに一番時間がかかります。

加えて、打刻機を置いている会社は機器の扱いを先に確認してください。今使っているICカードがそのまま読めるかどうかで、カードの再発行と全員への配り直しが発生するかが決まります。過去データについては、打刻の明細は出力できても、有休の残日数や締め処理の履歴はそのままの形で引き継げないのが普通です。移行月は旧システムで締めて、新システムは翌月分から動かす二重運用を前提に段取りを組みます。

続けるなら、更新前に確認しておくこと

据え置きで続ける判断も十分あります。その場合でも、請求元がメーカーか代理店かは確認しておいてください。代理店経由だと、値上げの適用時期や解約の申し出期限が案内と違うことがあり、次の更新まで気づかないまま条件が固定されます。契約書の請求元と問い合わせ先を、経理が見られる場所に控えておくだけで後の手戻りが減ります。

そのうえで、社内のルールを一つ決めます。人が入ったとき・辞めたときに、勤怠システムのアカウントを誰がいつ触るか。給与の手続きと同じタイミングで勤怠側も処理する、と決めておけば、次の請求書で人数が跳ねることはなくなります。値上げそのものより、この運用の穴のほうが金額に効きます。

いつまでに何を決めるか

期限の置き方は、値上げの適用時期ではなく自社の給与締めを基準にします。切り替えるなら締めの直後に動かすのが唯一まともなタイミングで、月の途中で替えると、その月の集計を二か所から手で合わせる作業が発生します。判断を先延ばしにして締め日をまたぐと、結局もう一か月分そのまま払うことになります。

現実的には、人数の棚卸しとオプションの整理で請求が下がるなら、そこで一度止めて様子を見る。それでも負担が重く、打刻機に依存していないなら他社を並べて比べる。この二段構えでいいと思います。従業員から見れば打刻の押し方が変わるだけの話ですが、現場は変更を嫌います。替えると決めたら、いつから何で打つのかを先に伝えてから設定に入ってください。

よくある質問