請求書発行システム 運送業界の選び方と会計ソフト連携

運送業の請求書は、同じ会社の中に作り方の違う取引が混ざっています。荷主が金額を決めて支払通知書を送ってくる取引と、自社で距離や重量から運賃を計算する取引。この二つを分けずに製品の機能一覧を横に並べても決まりません。先に自社がどの型かを決めて、そこに当てはめる順で考えます。

先に決めるのは機能ではなく、金額を誰が決めているか

荷主から支払通知書が先に届く取引では、請求書を作る作業は実質「写して合わせる」作業です。ここで必要なのは運賃計算の機能ではなく、通知された金額と自社の運行実績が合っているかを照合する手間の少なさ、そして控えを残す仕組みです。逆に自社で運賃を組み立てている取引が主なら、単価をどう持てるかが選定の中心になります。ここを混ぜたまま製品を選ぶと、タリフ設定が売りのソフトを入れたのに、支払通知書との突き合わせだけは今まで通り紙とエクセルで続けることになります。

もう一つ、傭車をどれだけ使っているか。支払側の件数が売上側と同じくらいある会社は、請求書ソフトを売上側だけで選ぶと、支払明細の管理が別のエクセルに残ります。月末に二か所を開いて突き合わせる運用は、担当が休んだ日に止まります。

金額の決め方、運行データの置き場所、傭車の量。この三つを紙に書き出してから製品を見てください。順序を逆にすると、機能の半分を使わないまま毎月の料金を払い続けることになります。

運行データはいま、どこにあるか

請求書の入り口は運行の記録です。配車システムに入っているのか、事務所のエクセルなのか、ドライバーの手書き日報なのか。日報から作っている会社では、月初の数日、事務が数百行を打ち直しています。この時間が消えるかどうかは、CSVで取り込めるかどうかにほぼかかっています。

取込で見るのは、列の対応を自社の書式に合わせて決められるか、そして明細一行にどこまで情報を持てるかです。日付、車番、発着地、品目、数量、単位、単価。発着地が入らない製品だと、荷主から「この一行はいつのどの便か」と問い合わせが来たときに、請求書だけでは答えられません。運行日報を引っ張り出すことになります。

配車システムに請求機能が付いているなら、外部の請求書ソフトより先にそれを試してください。二か所に運賃を持つと、改定のたびに両方を直します。片方を直し忘れた月に、荷主への請求だけ旧単価で出ます。

荷主が様式やWebシステムを決めているとき

規模の大きい荷主との取引では、指定のエクセル様式か、荷主のWeb請求システムへの入力を求められます。この場合、自社のソフトが出すPDFは荷主には届きません。用途は社内の集計と控えです。

そう割り切ると、見るべき点は減ります。取引先別の売掛残高が見えること、そして入力した内容の控えをそのまま保存できること。Web側の画面は荷主の帳簿なので、自社の保存にはなりません。入力後にPDFを落として自社に残す運用まで決めておかないと、後日その売上の根拠を求められたときに、相手のシステムにログインできる保証がありません。

高速代・待機料・荷役料を請求書のどこに書くか

待機時間、荷役、付帯作業は、運賃に丸めず別行で、単位と数量を分けて書きます。丸めると荷主と条件を話すときに根拠が出せません。値引き交渉で最初に削られるのは、たいてい中身の見えない丸めた金額です。ソフト側では、明細行ごとに単位を変えられるか(時間、個、パレット、キロ)を確認します。

有料道路の実費は扱いが分かれます。自社の売上に含めて請求するのか、立替金の精算として運賃と別に扱うのか。どちらにするかで請求書の見せ方と消費税の集計が変わるので、これは顧問税理士と決める話です。ソフトを選ぶ側の仕事は、決めた形が出せるか——課税対象外の行を同じ請求書に混ぜられるか、その行を消費税の計算から外せるか——を試用で確かめることだけです。

燃料に連動した割増を取っている会社は、その率が変わる月に単価を一括で切り替えられるかも見ておきます。取引先ごとに手で直す作りだと、切り替え月に必ず漏れが出ます。

傭車への支払と登録番号をどこで管理するか

傭車が多い会社では、請求より支払の方が手間がかかります。相手から届いた請求書を待って運行実績と照合するか、自社の運行データから支払明細を作って相手に確認してもらうか。後者なら、確認を受けた明細を仕入税額控除の書類として扱う方法があります。条件は記事末尾の公式ページで確認してください。

製品選びで効くのは地味な部分です。取引先マスタに登録番号を持てること、そして番号のない取引先を一覧で抽出できること。個人で走っている傭車先が数十社ある会社で、これができないと決算前に一社ずつ電話することになります。番号は失効する場合もあるので、一度確認して終わりにしない運用が要ります。

電子保存で最低限そろえる点

保存の話は、請求書と領収書を分けて考えると要件が膨らみません。請求書ソフトに求めるのは、自社が出した控えと、荷主のWebから落としたPDFを、同じ場所で日付・金額・取引先から探せる状態にすることです。

• 控えの保存が自動か、月末に手作業で書き出す必要があるか
• 荷主から届いたPDFを同じ場所に入れられるか
• 日付・金額・取引先の組み合わせで検索できるか
• 訂正したときに前の版が残るか

ドライバーが持ち帰る高速代や駐車料の領収書は別ルートです。経費精算か会計ソフト側で扱う話なので、請求書ソフトの選定に混ぜると、決められないまま検討が止まります。

結局どの型に当てはまるか

荷主が数社で支払通知書が中心なら、汎用の請求書ソフトで足ります。照合と控えの保存が回れば十分で、運賃計算の機能に料金を払う理由はありません。自社で運賃を計算していて月の明細が数百行になるなら、取込と単価マスタを持てるもの、あるいは配車システム側の請求機能が先の候補です。傭車が売上と同じくらいの件数あるなら、支払明細と登録番号の管理ができる側から選びます。

迷ったら、直近の月で一番手間がかかった一社を選び、その一社分を試用期間中に最後まで作ってみてください。締めから請求書の送付、入金の消込までを一度通すと、自社で引っかかる場所が具体的に出ます。料金は明細行数や送付通数で変わる製品があるので、最新の料金は各社の公式ページで確認してください。切り替える月は、締め日が動かない月を選ぶこと。締め日変更と同時にやると、どちらが原因で合わないのか分からなくなります。

よくある質問