介護ソフト 請求機能の選び方|国保連と利用者請求を分ける

介護の請求は、保険給付分と利用者に直接出す分で完全に仕組みが分かれています。請求書ソフトを探し始めた事業所がまず止まるのはここで、機能表を眺めているうちに「これは介護ソフト側の話だった」と気づいて振り出しに戻ります。先に受け持ち範囲を決めてから、機能を見ていきます。

請求書ソフトが受け持つのはどの請求か

国保連へ送る給付費の請求は、介護ソフトの担当です。サービスコードや加算の組み立て、返戻や過誤の処理まで専用の仕組みで動いているので、汎用の請求書ソフトが入る余地はありません。ここを置き換えようとして製品を探すと、何を見ても要件が合わず時間だけ溶けます。

請求書ソフトが要るのは、利用者本人や家族に宛てて出す紙のほうです。自己負担分、食費、日用品、おむつ、レクリエーションや教養娯楽の実費、送迎、理美容、居室代。それに居宅介護支援事業所や他法人へ出す委託料、福祉用具の販売やレンタル、講師料のような単発の売上。毎月表計算をコピーして日付と金額だけ直している書類があれば、それが置き換えの対象です。

この線が引けると、選ぶ基準が変わります。介護報酬の計算ができるかではなく、同じ宛先に毎月似た内容を出し続ける作業が軽くなるか、という基準になります。

一枚の請求書に非課税と課税が混ざる

介護保険のサービス利用料は消費税のかからない扱いで、一方で日用品や理美容のような実費には消費税がかかります。つまり利用者一人に出す一枚の中で、税の扱いが違う行が並びます。品目によって適用される税率が分かれるものもあります。行ごとに税区分を持てないソフトだと、合計が合わないか、担当者が電卓で検算する作業が毎月残ります。

どの品目がどの扱いになるかは、提供の形やサービス種別で変わります。ここは自分で判断せず、税理士と一度決めて、決めた区分を品目マスタに登録してしまうのが確実です。マスタに入れておけば、現場の職員が明細を入力しても区分を間違えません。逆に毎回手で税区分を選ばせる運用にすると、担当が変わった月に必ず崩れます。

選ぶ段階で見るのは、明細行ごとに税区分を設定できること、税率ごとに区分した合計が請求書の面に出ること、そして品目をマスタとして持てることです。

請求先が利用者本人でないとき何が起きるか

介護の請求では、サービスを受けた人と、請求書を受け取って払う人が別なのが普通です。遠方の長男に送る、成年後見人の事務所に送る、口座振替の名義は配偶者、督促の電話は次女にかける。ここを一つの取引先として登録すると、家族名義で並んだ台帳を見ても誰の分か分からなくなります。

ですから、請求先と利用者を別に持てるかを確認してください。宛名と送付先住所を分けて設定できるか、請求書の面に利用者名を出せるか、一人の請求先に複数の利用者を紐づけられるか。夫婦で同じ施設に入っているケースがあるので、最後の点は現実に効きます。

もう一つ、退所や死亡のあとに最終月の請求と精算が残ります。宛先が変わるのに利用者は増えない、という動きをソフトが受け止められないと、担当者が別ファイルで管理し始めます。

毎月ほぼ同じ請求と、変わる実費をどう分けるか

利用者向けの請求は、固定部分と変動部分の組み合わせです。居室代や管理費のように毎月動かないものと、おむつの使用量やレクの参加費のように月ごとに変わるもの。前月の請求をまるごと複製して、変わった行だけ直せる作りかどうかで、月初の作業時間が変わります。

実際の現場は、月が変わって数日のうちに全利用者分を出し切る必要があります。一件ずつ画面を開いて新規作成する作りのソフトだと、利用者が数十人いる時点で終わりません。一覧画面で全員分の実費をまとめて入力できるか、あるいは現場が付けている集計表を取り込めるか。ここを試用期間中に、実際の先月分で試してください。カタログでは分かりません。

口座振替・払込票・現金 — 消込で詰まる場所

回収方法が一本化されている介護事業所はほとんどありません。口座振替が主でも、振替に間に合わない新規利用者は払込票、家族が窓口で現金、法人からは振込。入金の入り方が四通りあると、消込は請求書の枚数以上に手間がかかります。

振替は委託会社にデータを渡し、結果データが返ってきます。この往復をソフトが扱えるかどうかが分かれ目で、扱えないなら振替のファイルは別のツールで作り、結果は手で入金登録することになります。件数が少ないうちは回りますが、利用者が増えると月初に一日潰れます。確認するのはこのあたりです。

• 振替依頼データを、委託先の指定する形式で出力できるか
• 結果データを取り込んで、落ちた分だけ未収として残せるか
• 未収が利用者ごとに累積して見えるか、督促状を出せるか
• 現金で受け取った分の領収証を、同じ台帳から出せるか

介護ソフトとの二重入力をどこで切るか

先に確認すべきなのは、いま使っている介護ソフトで利用者向けの請求書と領収証がどこまで出せるか、です。自己負担分と実費まで出せる製品は珍しくありません。出せるなら、請求書ソフトの役目は法人あての請求と保険外の単発売上に絞られ、選定の話は一気に小さくなります。

危ないのは、利用者台帳を両方に持ってしまうことです。住所変更を片方だけ直して、翌月の請求書が旧住所に飛ぶ。振替の名義変更が反映されず落ちない。こうした事故はほぼ確実に起きます。台帳の持ち主を一つに決め、もう一方はそこから受け取るだけにしてください。

受け渡しはCSVで足りることが多いので、契約前に一度出力して、請求書ソフト側に取り込めるか試す。ここで詰まる製品は、運用に乗ってからも詰まります。

控えをどう残し、あとから一枚を探せるか

請求書と領収証の控えは、電子で送ったものと紙で渡したもので保存の考え方が違います。メールやPDFで送った分は電子取引のデータとして保存が必要で、あとから日付や取引先、金額で探せる状態にしておかなければなりません。詳しい要件は記事末尾の公式ページで確認してください。

介護で効いてくるのは、探す場面が具体的だという点です。家族から「去年の何月分をもう一度ほしい」と電話が来る。実地指導で過去の請求と領収の控えを求められる。医療費控除のために年間分をまとめてほしいと言われる。フォルダに日付だけの名前で放り込む運用だと、その都度探す人が固定され、その人が休むと止まります。ソフトの中に控えが残り、利用者名と月で引ける状態が最低線です。

ここまで決めてから料金を比べます。逆にすると、安いほうを選んだあとで税区分か請求先の持ち方に引っかかり、一年で入れ替える話になります。最新の料金と機能は各社の公式ページで確認してください。

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