小売の一人社長、請求書ソフトはどこで選び分けるか

小売で社長ひとり。店頭は現金とキャッシュレスで回っているのに、卸や法人向けの掛け売りだけが月末の手作業として残る。請求書ソフトを探し始めるのはだいたいこの段階です。ここで選び方を間違えると、同じ売上をレジ・請求書・会計に三回打ち込む運用が固定されます。先に判断軸を決めて、それから選択肢を当てはめます。

小売の請求書は、どこから面倒になるのか

店頭の販売は、その場で代金を受け取って終わりです。書類として残るのはレシートと日計で、あとから作る請求書はありません。面倒が生まれるのは掛け売りのほうで、納品するたびに納品書を出し、月末にそれを積み上げて一枚の請求書にまとめる作業が発生します。納品の回数が多い取引先ほど、月末に机の上に伝票が溜まります。

さらに小売特有の事情として、欠品による差し替え、返品、期末の値引きが後から入ってきます。納品書を出した時点の金額と、実際に請求する金額がずれる。ここを手で直していると、請求書の合計と自分の帳簿の売上が合わなくなり、入金が来たときにどの請求分なのか判断できなくなります。月末の夜にひとりでこれをやるから、翌月頭の発送が遅れ、入金も一か月ずれる。順番に効いてくるのはこの遅れです。

選ぶ前に決める三つの軸

一つめは、掛け売りの相手が固定しているかどうか。毎月ほぼ同じ数社に、ほぼ同じ商品を納めているなら、請求書は前月の複製で足ります。相手が入れ替わり、単発の法人販売が混ざるなら、得意先マスタと単価の管理ができるものでないと、毎回住所と掛率を探すことになります。

二つめは、明細が毎月同じか、納品ごとに変わるか。ここが変動する会社は、納品書を積み上げて月次でまとめる機能があるかどうかが決定的です。三つめは、自分が受け取る側の請求書や領収書をどこで保存するか。仕入の請求書がメール添付のPDFで届いているなら、それは電子取引のデータとして保存の対象になります。発行側だけを整えて受領側を紙のまま箱に入れておくと、後で税務調査の場面で説明できません。要件の細かいところは記事末尾の公式ページで確認してください。

レジの売上と請求書は分けて考える

相談でいちばん多い勘違いが、店頭売上まで請求書ソフトに入れようとすることです。入れると数字は二重になります。レジの日計から会計へ流す線と、請求書ソフトから会計へ流す線を、最初から別に引いてください。両方が同じ売上科目に入っても、入口が分かれていれば突き合わせができます。

POSレジに得意先機能や掛け売り機能が付いている場合は話が変わります。店頭で顔なじみの法人客にツケで売っているなら、その記録はレジ側にあります。この場合、請求書だけ別のソフトで作ると、掛けの残高がレジと請求書ソフトの二か所にできて、どちらが正しいのか分からなくなる。先にレジ側で請求書まで出せるかを確認したほうが早いことがあります。

明細に何が並ぶかで、向くソフトが変わる

小売の請求明細は、サービス業の「一式」と違って行数が多く、単位も混ざります。ケース、本、パック、掛率違い。食品と雑貨を両方扱っていれば、税率区分が一枚の請求書の中で分かれます。行ごとに税率区分を持てないソフトだと、区分ごとに請求書を分けるか、手計算した税額を備考に書く羽目になります。

試用のときは、サンプルの「商品A 1個」ではなく、先月いちばん行数が多かった納品明細をそのまま打ってみてください。そのとき見るのは次の点です。

• 明細行ごとに税率区分を選べるか、区分ごとの合計と税額が請求書面に出るか
• 納品書を複数まとめて月次の請求書にできるか
• 前月の未入金を繰越として載せられるか
• 登録番号や振込先など、毎月変わらない情報を固定で印字できるか

選択肢を四つに絞って当てはめる

現実的な選択肢は四つです。表計算の型紙をそのまま使い続ける、会計ソフトに付いている請求書機能を使う、請求書の発行に特化したサービスを使う、POSレジの得意先・掛け売り機能を使う。優劣ではなく、いま自分がどこに時間を取られているかで決まります。

請求先が数社で内容も安定しているなら、表計算のままでも回ります。この場合に手を付けるべきは書式より保存方法で、発行した控えをどう残すかを先に決めます。会計ソフトを既に使っていて、請求書を作った後に同じ内容を売上として打ち直しているなら、付属の請求書機能に寄せるのが移行の手間が最も小さい。得意先数が増えて締め請求や繰越が必要になったら専用サービス、掛けの管理がレジ側にあるならPOS側。どれも移行時に過去の請求データは基本的に引き継げないので、切り替えるなら期の途中より締めのきりのいいところを狙います。

費用はどこで差が出るか

料金の形は大きく三通りに分かれます。発行件数で決まるもの、使う人数で決まるもの、会計ソフトのプランに含まれるもの。一人社長なら人数課金はほぼ最小単位で済むので、効いてくるのは件数の上限と、郵送代行や入金明細の取り込みが標準なのかオプションなのかという線引きです。無料で始められる範囲があるサービスもありますが、税率区分の表示や件数の上限で引っかかることが多い。

年額前払いにすると割安になる設計が一般的で、そのぶん途中でやめにくくなります。最初の一年は月払いで実際の発行件数を見てから年額に切り替える、という順番が無駄になりません。金額は改定されるので、比較するときは記事末尾の公式ページで最新の料金を確認してください。

切り替えるなら、いつ手を動かすか

締め日の直後が唯一やりやすい時期です。締めの途中で入れ替えると、同じ月の請求が旧ソフトと新ソフトに分かれ、入金消込のときにどちらを見ればいいのか分からなくなります。得意先ごとに締め日が違う会社は、いちばん件数の多い締め日に合わせてください。

やることは、請求先と締め日と送付方法の一覧を作る、型紙を新しいソフトで再現する、最初の一回だけ旧と新の両方で作って金額を突き合わせる、この三つです。両方作るのは面倒ですが、ここを飛ばすと単価や消費税の設定ミスがそのまま取引先に届きます。過去分のデータは移さず、旧ソフトや旧ファイルは保存期間が終わるまで開ける状態で残しておく。それだけで移行日は一日で済みます。

よくある質問