ジョブカンとタッチオンタイム、打刻機を置くかで分かれる

ジョブカン勤怠管理とタッチオンタイムを機能一覧で並べても、差はほとんど見えません。打刻して集計して締める、という骨格はどちらも同じです。実際に選択が分かれるのは、毎朝従業員が何に触って出勤を記録するか、そして締めた勤怠を給与計算にどう渡すか、この二か所です。

どちらを選ぶかは打刻の置き場所で決まる

タッチオンタイムは専用の打刻機を置く前提で組まれた仕組みです。機械一台で指の認証、ICカード、パスワードといった打刻を受け付けるので、出入口が決まっている店舗や工場なら「そこを通れば打刻が終わる」形にできます。従業員のスマホや人数分のパソコンを用意しなくても運用が回るのが、この方式の効きどころです。

ジョブカン勤怠管理は打刻の入口を選べる作りになっています。スマホ、パソコンのブラウザ、ICカードリーダー、チャットツールからの打刻などを組み合わせられ、さらに出勤管理・シフト管理・休暇申請・工数管理といった単位で使う機能を絞れます。まずは打刻と集計だけ、という入り方ができるので、勤怠のルールがまだ固まっていない会社でも始めやすい。

だから比較の最初にやるのは製品を並べることではなく、自社の打刻の場面を書き出すことです。ここが曖昧なまま試用を始めると、どちらもそれなりに使えてしまって、結局価格だけで決めることになります。

自社の打刻の場面を先に書き出す

朝、従業員はどこで働き始めるか。全員が店や工場の入口を通ってから作業に入るなら、打刻機を一台置くだけで話が終わります。逆に、現場へ直行して現場から帰る、利用者宅を回る、在宅で働く人がいるなら、その人たちには据置きの機械が使えません。両方が混ざっている会社が一番厄介で、打刻機とスマホ打刻の両方を前提に見る必要があります。

もう一つ見るのは、人の入れ替わりの多さと代理打刻です。パートやアルバイトの出入りが多い職場でカードを配る運用にすると、紛失と再発行が毎月の作業になります。カードの貸し借りや「押しといて」が起きると、残業代の計算そのものが崩れて後から揉めます。指の認証は本人以外が押せないので、この点だけを理由に打刻機を選ぶ会社もあります。

打刻機を置くと、何が楽になって何が増えるか

楽になるのはわかりやすい部分です。月末に各店舗や現場を回って紙のタイムカードを集め、判読できない打刻を本人に確認し、電卓で足す。この一連がなくなります。打刻した瞬間に集計されているので、締め日に見るのは修正が必要な日だけになります。

増えるものもあります。設置場所と電源、それにネットワーク。朝の同じ時刻に大勢が出勤する職場では一台だと列ができるので、台数を足すか打刻の時間帯をずらすかの判断が要ります。機器が止まった日にどう打刻するかを決めていないと、その日の勤怠が全員空欄になって、後から記憶で埋める羽目になります。

スマホ中心にする場合は別の手間が出ます。私物の端末を使わせるのか、位置情報をどこまで取るのか、それを従業員にどう説明するのか。ここを詰めずに配ると、押さない人が必ず出て、管理者が後追いで手入力する作業が毎月残ります。

給与計算まで誰がつなぐか

勤怠の出口は給与です。ジョブカンは同じシリーズの給与計算や労務管理と従業員情報を共有できるので、入社時の登録を一か所で済ませたい、勤怠と給与を別々に触りたくない、という会社には向きます。すでに勤怠だけでなく給与や申請も紙で回しているなら、まとめて置き換える余地があります。

タッチオンタイムは、締めた集計をCSVで書き出して手元の給与ソフトに取り込む運用が基本になります。給与ソフトを替える気がないなら、この形のほうが変更範囲が小さくて済みます。ただし、自社の給与ソフトが受け取れる列の並びになるかは製品説明を読んでも判断できません。試用のあいだに一度、実際のデータで取り込みまで通してください。ここで手作業の並べ替えが必要だと分かると、毎月それが残ります。

費用はどこで差が出るか

どちらも従業員数に応じた課金が基本です。比べるときは単価だけでなく、休職中の人や月の途中で辞めた人がカウント対象になるかを確認してください。季節で人数が動く会社だと、ここの扱いで年間の支払いが変わります。

打刻機を使う場合は本体の費用が別に乗ります。買い取りかレンタルか、保守が付くのか、台数を増やしたときにどうなるのか。ジョブカン側もICカードで打刻するならリーダーとカードが必要で、機能を足せば単価も動きます。金額は改定されるので、記事末尾の公式ページで最新の料金を確認してください。

紙やタイムカードから替えるとき、先に決めること

ソフトを申し込む前に、自社の勤怠ルールを文章にしておいてください。締め日、打刻時刻の丸め方、休憩の控除、残業と深夜の割増の付き方、有給の残数の管理。設定画面はこれを聞いてくるので、決まっていないと初期値のまま運用が始まります。初期値で回した結果、支給額が今までと変わって従業員から指摘される、という順番で発覚するのが一番まずい。

切り替えのタイミングは締め日の翌日からにします。月の途中で替えると、紙と画面の両方を集計して足す作業が発生し、初月から嫌になります。並行して動かす期間を作るなら、給与に使うのはどちらかに決めてから始めてください。

無料期間に何を確かめるか

どちらも試用ができます。触るのは導入を決める管理者ではなく、実際に毎日打刻する人です。管理者が触ると「これくらい覚えられるだろう」で通してしまい、稼働してから打刻漏れが噴き出します。

• 機械の操作が一番苦手な従業員が、説明なしで打刻できるか
• 打刻漏れの修正を誰が入力し、誰が承認するか、その流れが回るか
• 締めから給与ソフトへの受け渡しを、実データで一度通せるか
• スマホ打刻なら、電波が弱い現場や地下で押せるか
• 問い合わせたときの返答が、どの手段でどれくらいで返ってくるか

二社を同時に試すなら、店舗や部署を分けて片方ずつ回します。同じ人に両方押させると必ずどちらかが抜けて、比較の材料にならない集計が出ます。試用のあいだに月末の締めを一回通せる日程で始めるかどうかで、判断の精度がまったく変わります。

よくある質問