弥生からマネーフォワード、替えどきの見極め

弥生を何年も使ってきて、マネーフォワードの広告を見るたびに「そろそろか」と思う。でも帳簿は毎日動いているし、決算も近い。移行手順を解説した記事はいくらでもありますが、自分の会社が今動くべきかは書いていません。ここでは判断の軸を先に決めて、そのあとで弥生に残るかマネーフォワードに移るかを当てはめます。

切り替えるかどうかは、三つの質問で決まる

「なんとなく古い気がする」では判断できません。不満の中身を言葉にすると、だいたい三つに割れます。銀行やカードの明細を手で打ち込んでいること。経理のデータが事務所の一台のパソコンにしか入っていないこと。給与や請求書の台帳を会計とは別に持っていて、同じ数字を二回入力していること。この三つのどれにも当てはまらないなら、切り替えても浮くのは月に数十分で、移行にかかる手間のほうが確実に大きくなります。

逆に一つでも強く当てはまるなら、放っておくと固定費になります。よくあるのは、経理担当が体調を崩した週に締めが完全に止まる会社。事務所のパソコンに入ったソフトでしか帳簿を触れないので、社長が代わりにやることもできない。この状態は、ソフトの機能の問題ではなく、業務が一台の機械に縛られているという問題です。なお弥生にもクラウドで動く製品があるので、「クラウドにしたい」だけが動機なら、弥生の中で移る道も残ります。

期首をまたぐか、期の途中で切るか

基本は期首です。期の途中で切ると、同じ期の帳簿が二つのソフトに分かれ、決算のときに両方から出した試算表を突き合わせる作業が増えます。税理士に渡す資料も二種類になり、質問のやり取りが一往復ずつ増える。法人なら決算月の翌月一日、個人事業主なら年が明けた最初の月から、と決めてしまうのが一番揉めません。

ここで多いのが「決算の申告が終わってから準備しよう」という順番の間違いです。申告が終わるのは期首から数か月あとで、そのころには新しい期の伝票が旧ソフトに溜まっています。準備は決算月より前から始めて、期首の日から新ソフトに入力を開始し、前期分は旧ソフトを参照用に残す。この形にすると、決算作業と移行作業が重なる時期を短くできます。

弥生のまま続けたほうがいい会社

税理士とのやり取りが弥生のデータファイルで完結していて、月次の締めがそれで回っているなら、動かす理由はよほど強くないと割に合いません。ソフトを替えると先方の作業手順が変わり、その負担は顧問料か、月次資料が出てくるスピードのどちらかに跳ね返ります。切り替えを検討している段階で、先に一度相談してください。決めてから伝えると、条件の話が後出しになります。

もう一つは、現金商売で通帳の動きが少なく、仕訳の本数もそれほど多くない会社。自動連携で楽になる部分が小さいので、体感がほとんど変わりません。それから、操作を覚えている人が一人しかいなくて、その人が今まさに繁忙期という場合。これは切り替えるか否かではなく時期の問題なので、閑散期まで待つ判断で構いません。

移ったあと、日々の作業はどこが変わるか

変わり方がいちばん分かりやすいのは月末です。通帳を記帳して一か月分をまとめて打ち込んでいた作業が、週に一度、自動で入ってきた明細に科目を当てて確認する作業に変わります。溜めないので、月初に前月の数字が見える。資金繰りの相談を銀行にする月は、この差が効きます。

ただし、自動で入ってくるのはあくまで候補で、どの科目に落とすかを決めるのは人です。最初の数か月はルールを育てる期間で、むしろ手が増えます。ここを知らずに切り替えると「前のほうが速かった」で終わる。それと、会計だけを移して請求や給与を別のままにすると、二重入力は残ったままです。どこまで揃えるかで料金も変わるので、最新の料金は記事末尾の公式ページで確認してください。

引き継げないものを先に洗い出す

仕訳データはCSVで書き出して取り込めますが、移るのは数字の並びだけです。次のものは形が変わるか、手で作り直しになると思っておいてください。

• 部門・補助科目の構成と、その並び順
• 固定資産台帳と、これまでの減価償却の履歴
• 仕訳に紐づけた証憑ファイル、電子取引で受け取った書類
• よく使う仕訳の登録や、自動仕訳のルール
• 請求書の書式や取引先ごとの単価設定

この中で後戻りできないのが証憑です。法令で決まった保存期間があるのに、旧ソフトを解約したあとで見られないと気づく。解約の日を決める前に、必要な帳票と証憑を自社の手元に落とし切る段取りを立ててください。固定資産は本数が少なければ手入力で足りますが、多い会社は移行時に取得日と残存価額を一件ずつ照合する時間を見込んでおくこと。

費用は月額の数字だけで比べない

会計単体の価格表を並べても、実際に払う額の差は出ません。使う機能の範囲、人数、サポートの付け方で変わります。数字は変動するので、記事末尾の公式ページで最新のものを見てください。

見落としがちなのは、移行期間の二重払いです。参照用に旧ソフトを数か月残す前提で組むと、その分は必ず重なります。さらに、最初の数か月は社長か経理担当が新しい操作に時間を取られる。この時間も原価です。月々の差額だけを見て決めると、切り替えた最初の期は思ったより高くつきます。

切り替え当日までに何をどの順で進めるか

期首の日を決めたら、そこから逆算します。最初にやるのは税理士への相談で、これを飛ばすと後半で全部やり直しになる可能性があります。次に無料で試せる期間を使って、自社の実際の取引を一か月分だけ入れてみる。サンプルデータでは、売上の入り方が特殊な業種ほど本当のところが分かりません。掛けが長い、現金と振込が混ざる、といった癖はここで出ます。

問題がなければ銀行とカードの連携を登録し、期首の残高と固定資産を入れる。最初の一か月は旧ソフトと並行して同じ月を両方で締め、試算表が一致するか確かめてから旧ソフトの入力を止めます。並行の月を作らずにいきなり切り替えると、ずれに気づくのが決算のときになります。そこまで来て初めて、旧ソフトの解約時期を決める段階です。

よくある質問