マネーフォワードからfreeeへ、動く月はここで決まる

マネーフォワード クラウドからfreee会計へ替えたいという相談で、結果を左右するのは機能の比較より時期です。同じ移行作業でも、決算と申告が終わった直後にやるのと期の真ん中でやるのとでは、手を動かす量がまるで違います。まず、いつなら軽く済むのかを決めてください。

期の途中で切ると、決算のときに両方を開くことになる

会計ソフトの入れ替えで一番厄介なのは、帳簿が期の途中で切れることです。切替日より前の仕訳は旧ソフト、後は新ソフトに入る。決算では期首から期末まで通した総勘定元帳と試算表が必要なので、両方から出して突き合わせる作業が発生します。銀行に出す試算表も一枚では作れません。

もう一つは期首残高の入力です。期中に切り替えるなら、切替時点の全勘定の残高を入れ直す必要があり、売掛金・買掛金・未払金は取引先ごとの内訳まで持ってこないと、その後の入金消込が合わなくなります。前期の決算書には取引先ごとの内訳が載っていないので、旧ソフトの補助元帳を見ながら手で打つ。ここで一件でも落とすと、入金が来たときに相手が特定できません。

期首に合わせれば、入れるのは前期末の貸借対照表の数字だけです。決算書に載っている金額をそのまま写せるので、確認も税理士に頼みやすい。期首でやるかどうかで、作業は別物になります。

いつ動くのが一番軽いか

最も軽いのは、決算が終わって申告も出し終えた直後です。前期の数字が確定していて旧ソフトを触る用事がなく、税理士とのやりとりも一段落している。この時期なら、新しい期の最初の取引から新しいソフトに入れ始められます。

すでに期首を過ぎてしまった場合は、次の期首まで待つか、月次締めのタイミングで区切るかの判断になります。現金商売が中心で売掛先が数えられる程度なら、期中でも回ります。掛売の相手が多く、請求と入金の管理を会計側で見ている会社は、待ったほうが安全です。

決算月が近いなら、切り替えは期首に置いたまま、試用だけ先に始めてください。使っている銀行やカードの連携が取れるか、自動で仕訳を提案する仕組みが自社の取引に合うかは、実際のデータを入れてみないと分かりません。無料で試せる範囲と契約後の条件は記事末尾の公式ページで確認してください。

動かしてはいけない時期はどこか

融資の申込中と審査中は避けます。銀行に試算表や資金繰り表を出している途中で会計ソフトが替わると、数字の出所と様式が変わり、担当者への説明が増えます。前期と同じ形の資料が出せないというだけで、話が止まることがあります。折り返しの継続融資を予定しているなら、その申込が終わってからです。

年末調整の時期と確定申告の時期、それに自社の繁忙期も外します。給与や請求をマネーフォワードでまとめて使っている会社は、会計だけ替えても作業が重なる時期であることは変わりません。移行の手戻りに対応できる余力がある月を選んでください。

電子帳簿保存法への対応やインボイスの運用を社内で変えた直後も、間を置いたほうがいい。運用が固まる前にソフトを替えると、不具合が出たときに手順の問題なのかソフトの問題なのか切り分けられなくなります。

何が引き継げないか

仕訳データはCSVで出して取り込める場合がありますが、そのまま全部が乗ると考えないでください。勘定科目の名称、補助科目、部門やタグの持ち方は両者で設計が違うので、どの科目をどこへ寄せるかの対応表を自分で作る作業が必ず出ます。ここを税理士と先に決めておくと、決算で科目を組み替える手間が消えます。

設定として手で作り直すことになるのは、次のあたりです。

• 銀行・クレジットカードの連携設定と、取得済みの明細
• 自動で仕訳を振り分けるルールや、これまでの学習内容
• 請求書のテンプレート、取引先マスタとの紐付け
• 固定資産台帳の取得価額と償却の履歴
• 担当者ごとの権限、申請と承認の経路
• アップロードした領収書・請求書と仕訳のひも付け

入力画面の作りも違います。freeeは収入と支出の「取引」を登録して裏側で仕訳が立つ流れ、マネーフォワードは仕訳帳や振替伝票の画面から入る流れが中心です。どちらが優れているという話ではなく、簿記に慣れた経理担当は前者で最初つまずき、簿記を知らない社長は後者で止まる。毎日入力するのが誰なのかで、体感はほぼ決まります。

税理士と周辺サービスの都合を先に聞く

顧問税理士に確認するのは、freeeで決算まで組めるかどうかです。事務所の申告ソフトへの取り込み方が変わると、こちらが入力しても事務所側で作り直しになり、二度手間の分が顧問料に跳ねることがあります。対応の可否と作業分担を、切り替えを決める前に聞いてください。

給与、勤怠、請求書、経費精算をマネーフォワードで併用している場合は、会計だけ抜くと連携が切れます。毎月自動で入っていた給与仕訳が手入力に戻る、請求書の発行データが会計に流れなくなる、といった形で戻ってきます。会計単体で移すのか、周辺までまとめて移すのか、順番を決めてから動いてください。

従業員が経費申請や打刻で日常的に触っているなら、その人たちの画面が変わります。締めの直前に画面が変わると申請が止まり、月末の経理が空回りします。切り替える月と、誰にいつ知らせるかを先に押さえておく。

切り替え当日までの段取り

手順そのものは単純で、決算と申告の完了を確認し、今の使い方を棚卸しして、新しい側で口座連携と科目の対応を作り、期首残高を入れ、最初の締めを両方で回して残高が合うか確かめてから旧契約を止める、という流れです。危ないのは最後の二つを飛ばすこと。合わないまま解約すると、比べる相手が消えます。

解約の前に、総勘定元帳、仕訳帳、固定資産台帳、そして保存している証憑を手元へ出しておいてください。解約後は閲覧もダウンロードもできなくなることがあり、帳簿には法定の保存期間が残ります。ソフトを替えたことは保存義務の言い訳になりません。

料金を比べる前に、使っている機能を数える

プランの差は、使える機能と利用人数で決まります。だから先に、部門別の集計、承認の経路、請求書の発行、経費精算、給与計算のうち自社が実際に使っているものを書き出してください。使っていない機能まで含んだ上位プランを比べても、判断の材料になりません。最新の料金とプランの区切りは、記事末尾の公式ページで確認してください。

もう一つ見るのは、年払いにしているかと、途中でやめたときの扱いです。並走期間は両方に費用がかかる前提で組むことになるので、並走を短く終わらせるには最初の締めを速く回すしかない。契約の更新日が近い会社は、更新を待つほうが無駄が出ません。

よくある質問