楽楽明細の料金、年額に直すとどこが変わるか

楽楽明細の料金を調べても、出てくるのは月額の話ばかりで、結局うちだといくらになるのかが分からない。そこで月額を十二倍して年額にしようとすると、初期費用や通数の話が入ってきて数字が合わなくなる。ここで手が止まる人が多いので、比べる順序を先に決めてしまいます。判断基準を三つ立てて、それに今のやり方と発行サービスを当てはめる、という順番です。

まず決めるのは金額ではなく、自社の三つの条件

見積りを取る前に、自分の会社の条件を三つ確定させてください。電子請求書のサービスはどれも通数や送り方で費用が動くので、条件が決まっていないと出てきた見積りを比べられません。営業に「だいたいどのくらいですか」と聞いて、返ってきた金額を持ち帰っても判断材料にならないのは、この条件が空欄のままだからです。

一つ目は、毎月の発行通数と、その振れ幅。平均だけでなく、一番多かった月を出します。二つ目は、郵送でしか受け取らない取引先がどれだけ残るか。相手が官公庁や古い商流の会社だと、ここは自社の意思では動きません。三つ目は、いま誰が何時間かけているか。月末に事務の人が二人で印刷して折って封入しているなら、その時間は年額の比較に入る費用です。ここを人件費として数えないと、どの選択肢も「今のままが安い」という結論になります。

年額に直すとき、何が足し算になるか

年額は、固定部分と変動部分に分けて組み立てます。固定は初期費用と月額、変動は通数に応じた分と郵送代行の分です。月額だけを十二倍した数字と実際の請求がずれるのは、この変動部分と、初年度だけ乗る初期費用を落としているからです。最低契約期間がある場合、途中でやめても払い切りになるので、年額はその期間を単位で見ておくほうが現実に近くなります。

抜けやすいのは自社側の費用です。紙、封筒、トナー、プリンタの保守、郵便料金。それに封入と投函の時間。郵便料金は外部の都合で上がるので、今の水準で計算した比較は数年後には崩れます。逆に、電子化しても消えない費用もあります。受け取り側の設定を案内する電話、Webで見られないという連絡への対応。ここは移行の最初の数か月に集中して発生し、その後は減ります。

選択肢A：いまのやり方を続ける

何も入れない選択にも年額はあります。紙と郵送の実費に、月末の作業時間を足したものです。発行通数が少なく、担当者が片手で終わらせているなら、この額は小さいまま動きません。無理に入れ替える理由はありません。

問題が出るのは、通数が増えたときと、その担当者が休んだときです。締め日から数日で全部出さないといけない仕事は、人に紐づいた瞬間に止まります。社長が代わりに印刷機の前に立った経験が一度でもあるなら、それは年額の比較とは別の話として、続ける前提が崩れているサインです。もう一つ、控えの保管と再発行の手間も見てください。「三か月前の請求書をもう一度ください」と言われて、ファイルを探しに行っているなら、その時間も毎月起きています。

選択肢B：発行に特化したサービスを入れる

楽楽明細は、請求書や支払明細などの帳票を発行して届ける部分を担うサービスです。手元の販売管理システムや会計ソフトから出したデータを取り込み、PDFにしてWeb上で相手に見せる、あるいはメールで送る。Webでの受け取りに応じない取引先には郵送に回す、という組み立てになります。会計や販売管理そのものを置き換えるものではないので、いま使っているソフトはそのまま残ります。

この形が向くのは、毎月ほぼ同じ相手に、同じ様式で出している会社です。逆に、案件ごとに様式がばらばらで、金額を都度交渉しているような発行の仕方だと、取り込むデータを作る側の手間が残ります。年額を読むときは、月額と通数の条件に加えて、既存ソフトからのデータ出力に手を入れる必要があるかを先に確認してください。ここに開発や設定の費用が乗るかどうかで初年度の額が変わります。料金の考え方や条件は改定されることがあるので、記事末尾の公式ページで最新の内容を確かめてから見積りを依頼してください。

選択肢C：いま使っている請求ソフトの発行機能で足りるか

すでに請求書ソフトや販売管理システムを使っているなら、そこに帳票をメール送信したりWebで渡したりする機能が付いていることがあります。追加費用が小さく、データを移す作業も要らないので、通数が多くない会社ではこれで足りる場合があります。新しい契約を増やさないぶん、運用も一本で済みます。

確認するのは三点です。宛先ごとに送り方を出し分けられるか、郵送が必要な相手をどう処理するか、送った・見られたの記録が残るか。このうち郵送の扱いが一番効きます。電子で出せる相手だけ機能を使い、残りは今まで通り手で封入する運用にすると、月末の作業は二本立てになって、かえって手間が増えることがあります。片方に寄せられないなら、郵送まで含めて任せられる仕組みを検討する意味が出てきます。

見積りを取る前にそろえる数字

営業に渡す情報が揃っていれば、見積りは一度で自社条件のものが出ます。逆に手ぶらで問い合わせると、標準的な例示が返ってきて、それを持ち帰っても比較には使えません。先に紙一枚にまとめてください。

• 直近一年の月別の発行通数と、最も多かった月
• Web・メールで受け取れる見込みの取引先と、郵送が残る取引先の数
• 帳票の種類と様式の数(請求書、支払明細、納品書など)
• いま使っている販売管理・会計ソフトの名称と、データを出せる形式
• 締め日から発行完了までの日数と、その作業に関わっている人数と時間

この五つが埋まると、選択肢Bと選択肢Cのどちらを先に検討すべきかもだいたい決まります。郵送が残る取引先がほとんどいないなら、まず手元のソフトの機能を試すほうが早い。半分以上が郵送のままなら、封入をやめられる形を前提に見積りを取ったほうが判断が早く済みます。

入れた後、一年で見直すところ

導入した年の額と、二年目以降の額は違います。初期費用が落ちる一方、通数が増えていれば変動部分は上がります。契約更新の前に、実際に一年払った合計と、電子で受け取ってくれた取引先の割合の変化を見てください。当初の見込みより郵送が減っていれば、その分は自社の紙と時間から消えているはずです。減っていないなら、案内の出し方に原因があります。

もう一つ、月末の作業時間が本当に減ったかを担当者に確認します。発行は早くなったのに、入金の確認や問い合わせ対応が増えて、総時間が変わっていないことがあります。その場合に手を入れるのは料金プランではなく、その隣の作業です。年額の比較は、費用を下げるためではなく、どの作業に金を払っているかを見えるようにするためのものだと考えてください。

よくある質問