個人事業主の補助金、交付決定前に払うと対象外

「採択されました」というメールが届いた日に、待ちきれずに機械の発注書を出してしまう。個人事業主の補助金でいちばん多い取りこぼしがこれです。採択と交付決定は別物で、交付決定の日より前に発注・契約・支払いをした経費は、原則として一円も対象になりません。なぜそうなるのか、どの日付が見られるのか、すでに動いてしまったときに何ができるかを順に書きます。

採択の連絡が来ても、まだ発注してはいけない

採択は「審査を通った」という段階にすぎません。そのあとに交付申請という手続きがあり、事務局が見積の妥当性や経費の区分を一件ずつ精査します。ここで「これは対象外」「この単価は認められない」と削られることが普通にあります。採択メールの時点で発注してしまうと、削られた分をそのまま自腹で買うことになります。

交付決定通知書には日付が入っています。発注、契約、納品、支払いのすべてを、この日付より後ろにそろえる。それだけの話です。逆に言えば、通知書が手元にない間は業者に「決定が出たら連絡します」と伝えて止めておく。年度末が近いと「今なら在庫がある」「来月から値上げです」と急かされますが、そこで押し切られて対象外になっても、誰も補填してくれません。

なぜ、前に払った分は一円も出ないのか

補助金は「補助金がなければ実行しなかった取り組み」に対して出すという建前で組まれています。決定前にもう発注しているということは、補助金がなくてもやる意思があったと扱われる。理屈としてはこれだけで、担当者の裁量ではありません。

そしてもうひとつ、実務上の理由があります。事務局は現場を見ていないので、日付でしか判断できません。「決定が出ると分かっていたので先に頼んだ」という事情説明で覆ることはまずない。実績報告のときに見積書から振込明細まで日付を並べて突き合わせられ、一枚でも前にはみ出していればその経費は落ちます。事業の中心になる設備がそれだと、事業全体が成立しないと判断されて交付決定そのものが取り消されることもあります。

事務局が見るのは支払日ではなく、四つの日付

支払いさえ後ろにすれば通ると思っている人が多いのですが、そうではありません。突き合わせられるのは次の四つです。

• 見積書の日付
• 注文書・契約書・注文請書の日付
• 納品書や作業完了報告書の日付
• 振込や決済の日付

個人事業主だと、注文書を出さずに電話やチャットで「じゃあお願いします」と済ませることが多い。この場合、業者側の受注日や見積書の承諾欄の日付が発注日として扱われます。口頭でも契約は成立するからです。交付決定が出たら、たとえ話が固まっていても、改めて日付の残る形で注文を出し直してください。紙でなくてもかまいません、メールで足ります。

個人事業主でとくにやりがちな場面

いちばん多いのがネット通販です。カートに入れて決済ボタンを押した瞬間に注文日が確定し、あとから動かせません。パソコンや厨房機器のように「補助金が出るなら買う」ものほど、価格を調べているうちについ買ってしまう。調べるのは自由ですが、カートで止めておくことです。

次に多いのが着手金と予約金。内装工事や看板の制作では、契約時に一部を先に払う商習慣が残っています。人気の機種を押さえるための予約金も、実質的な発注と見られることがあります。それから、生計を一にする親族や自分が代表を兼ねる別会社への外注は、決定の前後にかかわらず対象外とする制度が多い。自分で作業した人件費も同様です。このあたりは制度ごとに書き方が違うので、記事末尾の公式ページから公募要領を開いて、経費の除外規定を読んでください。

すでに発注してしまったときに取れる手

絶対にやってはいけないのは、日付を書き直すことです。業者に頼んで注文書や納品書を作り直す、請求書の日付だけ後ろにする。これは不正受給として扱われ、返還に加算金が付き、事業者名が公表される制度もあります。付き合いのある業者を巻き込むことにもなります。

現実的な手は三つです。納品前なら、いったんキャンセルして交付決定後に契約し直せないか業者に相談する。応じてもらえることは珍しくありません。それが無理なら、その経費だけ補助対象から外して自費で処理し、残りの経費で申請を進める。どちらも難しい場合は、隠さずに事務局へ事実を伝えて指示を仰ぐ。黙って実績報告に混ぜるのがいちばん悪い結果になります。

交付決定を待つ間に進めておけること

待っている時間は無駄になりません。相見積もりを集める、仕様を詰める、設置場所の寸法を測る、電源やガスの追加工事が要るかを確認する。電子申請を使う制度ならGビズIDの取得もこの間に済ませます。取得には日数がかかるので、決定後に慌てると発注が遅れます。

業者に「決定が出たらこの仕様でお願いしたい、納期の目安を教えてほしい」と伝えるのは発注ではありません。ただし相手が親切心で注文書を用意してくることがあるので、そのときは断る。むしろ、「交付決定後に正式発注します」と書いたメールを自分から送って残しておくと、後で日付を説明するときに一往復で片づきます。

事前着手が認められる例外はあるか

制度によっては、事前着手届や事前着手承認という仕組みが用意されています。ただしこれは「届け出れば過去にさかのぼって認める」ものではなく、承認された日以降の発注だけが対象になります。届出前に済ませた発注は救われません。

あるかどうかは公募要領に書いてあります。読んで判断がつかなければ事務局のコールセンターに電話し、答えてくれた内容と日時、担当者名をメモに残してください。同じ制度でも回によって運用が変わることがあり、前回の公募で大丈夫だったから今回も、は通用しません。判断に迷う支出が一つでもあるなら、発注する前に確認する。この電話一本で、対象外の判定はほぼ防げます。

よくある質問