補助金に採択された後に何が始まるか

採択の通知が届くと、そこで一区切りついた気持ちになります。実際には逆で、ここからが作業の本番です。人数の少ない会社では、この後の事務量を見誤ると本業のほうが止まります。何がどの順で来るのかを先に把握してください。

採択の次にあるのは交付申請

採択は「計画を選びました」という通知です。補助する額を決めるのは、その次の交付決定です。あいだに交付申請という手続きがあり、ここで経費の内訳をもう一度細かく出します。申請のときに出した見積を、より確定した形で提出し直すと考えてください。

この段階で経費が落とされることがあります。計画には書いたが対象外だった費目、根拠が足りない見積、事業と対応が取れない支出。落とされた分は自己負担になるので、交付決定の通知が届いたら、申請したときの想定といくら違うかを必ず確認してください。ここを見ずに進めると、最後の入金額を見てから慌てることになります。

発注してよくなるのは交付決定の後

多くの制度で、交付決定の日より前に発生した経費は対象になりません。採択の連絡が来た時点で発注すると、事業そのものは進むのに補助は出ない、という形になります。人数の少ない会社ほど、社長が一人で動いて先に手配してしまいがちなので、ここは意識して止めてください。

待つあいだにやれることはあります。相見積を集める、仕様を詰める、設置場所の条件を確認する。ここまで進めておけば、交付決定が出たその日に発注できます。取引先には「交付決定が出るまで着手しないでほしい」と先に伝えておいてください。伝えていなければ、相手が気を利かせて動いてしまっても相手に落ち度はありません。

支払いの証拠は、そのつど残す

実績報告でつまずく理由のほとんどが、証拠書類の不足です。契約書、注文書、納品書、請求書、そして支払った記録。この一式が一件ごとに揃っている必要があります。後からまとめて集めようとすると、取引先に再発行を頼むことになり、相手にも手間をかけます。

特に注意するのが支払いの方法です。現金で払ったもの、他の債権と相殺したもの、代表者個人の口座から払ったもの。こうした形は証明が難しくなり、対象外と判断されることがあります。銀行振込で、会社の口座から払う。この形に揃えておけば、通帳の記録がそのまま証拠になります。着手する前に、支払い方まで含めて公募要領を確認してください。

実績報告の重さを、人数から逆算する

実績報告は、書類を集めて並べる作業です。件数が多いほど重くなり、経理の担当が別にいない会社では社長の時間を直接削ります。設備を一台入れるだけの計画なら数日で終わりますが、複数の費目にまたがる計画だと数週間かかることがあります。

ですから、申請の段階で事務量まで見込んでおいてください。補助される額が大きい計画ほど、報告の作業も重くなります。人数の少ない会社では、額の大きい制度を無理に狙うより、確実に回せる規模の制度を選ぶほうが結果として得になることがあります。事務で潰れた時間は、補助金では返ってきません。

計画を変えたくなったときは、先に相談する

事業を進めていると、計画どおりに行かない場面が出ます。予定していた機種が製造終了になった、見積より高くなった、工期が延びて実施期間に収まらない。どれも珍しいことではありません。

ここで自分の判断で変えないでください。補助の対象は交付決定で決まった内容なので、勝手に変えると対象外と判断されることがあります。多くの制度に計画変更の手続きがあり、承認を得れば進められます。手続きが要るかどうかは変更の大きさによるので、迷ったら事務局に聞いてください。聞くのは無料で、聞かずに進めた結果は自己負担です。

連絡するときは、何をどう変えたいのか、なぜ変える必要があるのかを整理してから電話してください。相手も判断材料が要ります。曖昧なまま相談すると、結局書面で出し直すことになって時間が余計にかかります。

入金は最後なので、資金の手当てが要る

補助金は、支払いも報告も終わった後に入ってきます。設備の代金は先に全額を自社で払うことになるので、その資金をどう用意するかを採択の前から考えておいてください。手元で足りないなら、金融機関への相談を並行して始めることになります。

交付決定が出てから相談に行くと、そこでまた時間がかかります。採択の通知が来た時点で、いくらをいつ払い、いつ戻ってくるのかを紙に書いてみてください。書いてみて資金が回らないと分かったなら、それは辞退を含めて考える材料になります。無理に進めて資金繰りを傷めるのは、本末が転倒しています。

終わった後にも義務が残る

入金されて終わりではない制度があります。補助を受けて取得した設備には管理の義務が付き、決められた期間内に処分したり用途を変えたりするときには手続きが要ります。売却して利益が出た場合に、その一部を返す扱いになることもあります。

加えて、事業化の状況を数年にわたって報告することを求める制度もあります。報告を忘れると督促が来ますし、対応しなければ返還を求められる可能性もあります。何年間、何を報告するのかは制度によって違うので、交付決定の通知と公募要領を、事業が終わった後も捨てずに保管してください。

担当を決めておくと、後の作業が崩れない

最後に運用の話です。人数が少ない会社では担当を決めるという発想になりにくいのですが、補助金の案件だけは誰が窓口かを決めておいてください。事務局からの連絡は、電子申請のシステム上に通知が出るだけでメールが来ないことがあります。誰も見ていないと、期限の通知に気づきません。

そして、書類の置き場を一か所に決めてください。申請書の控え、交付決定の通知、見積、契約書、請求書、振込の記録。実績報告のときに必要になるものは全部ここに入れる、と決めておけば、報告の作業は集める作業ではなく並べる作業になります。この差が、数週間と数日の差になります。金額・補助率・締切は制度ごとに違うので、記事末尾の公式ページで自分が申請する制度の公募要領を確認してください。

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