入金消込が毎月終わらない — 原因を四つに分けて潰す

月初に通帳の明細を開いて、請求の一覧と一件ずつ突き合わせる。この作業が終わらない原因は、件数の多さではありません。照合できない入金が一定の割合で混ざることです。原因は数種類しかないので、分けて潰せば作業は短くなります。

まず、照合できない入金を分類する

次の消込のとき、手が止まった件だけをメモしてください。理由ごとに数えると、たいてい四つに分かれます。振込名義が請求先と違う。複数の請求がまとめて一件で入っている。手数料が引かれて端数が合わない。そもそも請求書を出していない入金である。

この分類が要るのは、対策がそれぞれ違うからです。全部まとめて「消込が大変」と捉えているうちは、ソフトを入れても解決しません。どれが自社で一番多いかを知ることが、最初の一歩になります。数えるのは一か月分で十分です。

振込名義のずれは、台帳の側で吸収する

いちばん多いのがこれです。請求先は正式な社名なのに、振込名義が略称だったり、担当部署名だったり、代表者の個人名だったりする。毎月同じずれ方をするので、頭では分かっているのに毎月照合し直しています。

対策は単純で、取引先の情報に「振込名義」の欄を持ち、実際に入ってくる名義を登録しておくことです。この欄があるソフトなら、次の月からは自動で当たるようになります。無い場合でも、取引先一覧の備考に書いておくだけで、担当者が代わったときの引き継ぎが効きます。

まとめて入ってくる取引先は、請求の単位を合わせる

複数の請求が一件の入金にまとまってくる場合、こちら側の請求が細かすぎることがあります。相手は月にまとめて払う運用なのに、こちらは案件ごとに請求書を分けている。この不一致が毎月の手作業を生みます。

相手の支払サイクルに合わせて、こちらも月にまとめた請求書を出せないかを検討してください。内訳を明細として載せれば、案件ごとの情報は残せます。まとめられない事情があるなら、少なくとも合算で入ることを前提にした照合の仕方に変えてください。一件ずつ当てようとするから終わらないのであって、合計で合わせれば済む話です。

手数料の端数は、取り決めを確認してから運用を決める

請求額よりわずかに少ない入金は、振込手数料が引かれています。どちらが負担するかは取引条件で決まるもので、確認せずに毎月端数を吸収し続けるのは、金額が小さくても筋がよくありません。

実務としては、まず契約や取引条件を確認してください。こちら負担で合意しているなら、その差額を機械的に処理する設定にしておけば消込は止まりません。合意していないなら、次の取引の前に確認する。既存の取引先に途中から申し入れるかどうかは、金額と関係の重さを見て判断することになります。

請求書を出していない入金を、埋めない

いちばん危ないのがこれです。心当たりのない入金があったとき、それらしい請求に当てて処理を終わらせてしまう。作業はその場で終わりますが、実際には請求漏れが隠れていたり、二重の入金だったりします。

分からない件は消し込まずに残してください。未確定のまま残る件があると気持ちが悪いのは分かりますが、埋めるほうが後で高くつきます。翌月以降に「先月の分がまだ入っていない」と気づいたとき、埋めた記録があると原因の追跡ができなくなります。

請求書の番号を、照合できる形にしておく

ここまでの対策を打っても消込が重いなら、請求書の番号の付け方を見てください。連番が請求書ごとに振られているだけで、取引先ごとの並びになっていない場合、通帳の明細から請求を探すのに時間がかかります。

相手が振込の摘要に請求番号を入れてくれる取引先なら、番号で一発で当たります。入れてもらえるかどうかは頼んでみないと分かりませんが、頼む価値はあります。請求書の目立つ位置に番号を置き、「お振込の際にこの番号をご入力ください」と書き添えるだけで、入れてくれる先が出てきます。全部の取引先が応じなくても、件数が減れば作業は軽くなります。

番号の体系を途中で変えるのは面倒なので、変えるなら期の変わり目にしてください。過去の請求と新しい請求で番号の付け方が混在すると、その期だけ探し方が二通りになります。

ソフトを入れる前に決めておくこと

ここまでの整理が終わってから、自動化を考えてください。順序が逆だと、ずれたまま自動化することになります。ソフトに求める機能ははっきりしていて、取引先ごとに振込名義を登録できること、口座の明細を取り込めること、未入金だけを一覧で出せることの三つです。

逆に、全自動での照合を期待しないでください。名義のゆらぎや合算入金は最後まで残ります。目標は全部を機械に任せることではなく、手作業で見る件数を月に数件まで減らすことです。そこまで下がれば、消込は作業ではなく確認になります。

未入金の一覧を、誰がいつ見るか決める

消込が楽になった先に本当の目的があります。入金されていない請求に気づくことです。作業に追われているうちは、消し込めた件に安心して、消し込めていない件を見ていません。

月に一度でよいので、未入金の一覧を出して、いつの請求が残っているかを見る時間を作ってください。滞留している先が見つかったら、督促の前に取引の状況を確認する。相手の資金繰りが傾いている兆候は、たいてい入金の遅れから出ます。ここに早く気づけることが、消込を整える一番の見返りです。

督促するときは、支払いを催促する前に「行き違いでしたら申し訳ありません」と置いてください。実際、こちらの請求書が届いていないことも、担当者が退職して止まっていることもあります。責める形で入ると、事情があった場合に相手が言い出しにくくなり、解決が遅れます。連絡は電話でもメールでも構いませんが、いつ誰に何を伝えたかは記録に残してください。一度で解決しない相手ほど、その記録が次の判断の材料になります。

よくある質問