一人社長に会計ソフトは必要か、判断の分かれ目

一人社長から「取引がこれだけしかないのに、会計ソフトは大げさではないか」と聞かれることがあります。取引の件数だけで決めると、たいてい判断を間違えます。効いてくるのは件数ではなく、法人であることで発生する作業の性質だからです。

個人事業主と同じ感覚で考えない

一人社長は、働き方としては個人事業主と変わらないことが多くあります。仕事を取るのも、請求するのも、経費を払うのも自分です。ですが、帳簿の要求水準は法人になった時点で変わります。会社のお金と自分のお金が明確に別のものになり、その境目を記録で示す必要が出てきます。

役員報酬を毎月同じ額で出す、会社の口座から自分の生活費を直接払わない、立て替えた分は精算の記録を残す。個人事業のときは意識しなくてよかった線引きが、法人では帳簿の形で問われます。エクセルでもできますが、この線引きを自力で維持するのが負担になった時点が、ソフトを検討する入口です。

判断は取引件数ではなく口座とカードの本数で見る

会計ソフトの主な価値は、銀行口座とクレジットカードの明細を自動で取り込むところにあります。逆に言えば、口座が一つでカードも一枚なら、その価値はあまり出ません。通帳を見ながら月に一度まとめて入力しても、時間はたいして変わらないからです。

効いてくるのは本数が増えたときです。法人口座、事業用のカード、決済サービスの入金口座、個人名義のまま残っている支払い。これが四つ五つになると、月末に全部を突き合わせる作業だけで半日が消えます。ここまで来ているなら、件数が少なくてもソフトを入れる価値があります。

税理士がいる場合、どこで分担するか

決算と申告を税理士に頼んでいるなら、判断の材料が一つ増えます。事務所によっては、こちらが日々の記録をソフトに入れておくと顧問料が下がる、あるいは記帳を丸ごと引き受ける代わりに料金が上がる、という料金の組み方をしています。

ここは事務所ごとに違うので、想像で決めないでください。自分でどこまでやるとどうなるのかを、契約の前か更新のタイミングで聞いてください。分担が決まっていないまま両方が中途半端に触ると、二重入力になって一番損をします。

もう一点、その事務所が対応しているソフトを確認してください。多くの事務所は特定のソフトに慣れていて、それ以外だと確認に時間がかかります。自由に選べると思って決めたあとに変更を求められるのは、避けられる手戻りです。

電子での保存が絡むと、判断が前倒しになる

取引先とのやり取りが紙からデータに移っている場合、保存の要件がついて回ります。メールで受け取った請求書、ダウンロードした領収書、決済サービスの明細。これらをどう保存しておくかには決まりがあり、印刷して紙で綴じておけばよい、という扱いにはならないものがあります。

この部分は制度の話なので、ソフトを入れるかどうかとは本来別の問題です。ただ、対応した機能を持つソフトを使えば、意識せずに要件を満たせる形にはできます。自分で運用ルールを作って守り続けるより、仕組みに任せたほうが確実です。要件の詳細は年度で変わることがあるので、記事末尾の国税庁のページで確認してください。

一人だからこそ、止まったときに誰も代われない

従業員がいる会社なら、社長が動けない期間があっても誰かが記帳を続けられます。一人社長にはそれがありません。入院した、事故に遭った、家族の事情で数か月動けなくなった。そのあいだ、帳簿は完全に止まります。

止まること自体は取り返せますが、問題は取り返す作業の重さです。手元のメモとレシートだけを頼りに半年分を復元するのと、口座とカードの明細が自動で入っている状態から確認していくのとでは、かかる時間が違います。自動で取り込まれている記録は、動けなかった期間の代わりに事実を保持してくれます。これは効率の話ではなく、事業が止まらないための備えです。

同じ理由で、記帳の状態を税理士や家族が見られるようにしておくかどうかも、一度考えておく価値があります。共有できる形にしておけば、いざというときに引き継げます。自分のパソコンの中にだけあるファイルは、自分が動けなくなった瞬間に誰も触れなくなります。

入れないと決めたときに、代わりにやっておくこと

入れないという判断はあり得ます。ただし、何もしないのとは違います。最低限、会社の取引が通る口座を一つに絞ってください。生活費の引き落としが混ざった口座を会社の口座として使い続けると、決算のときに一件ずつ仕分ける作業が発生します。

もう一つ、領収書と請求書を月ごとにまとめておくこと。これは手間ではなく順序の問題で、後回しにすると探す時間のほうが長くなります。年に一度まとめて処理する形でも、書類が月ごとに分かれてさえいれば作業は終わります。

そして、判断がついた時点で入れる、と決めておいてください。口座が増えたら、従業員を雇ったら、売上が一定を超えたら。基準を先に決めておかないと、忙しくなってから検討することになります。会計ソフトの導入は、期首から始めるのが最も手戻りが少ない作業です。期の途中で切り替えると、その期だけ前半と後半で記録の形が変わり、決算のときに突き合わせる手間が出ます。判断を先延ばしにするほど、切り替えられる日は先になります。

乗り換えのしやすさを、選ぶ前に見ておく

会計ソフトは、いったん使い始めると数年は使い続けることになります。だから選ぶときに、後から出ていけるかどうかを見ておいてください。仕訳データを標準的な形式で書き出せるか、書き出したものに勘定科目と補助科目が残るか。ここが弱いソフトは、辞めるときに困ります。

各社の料金と機能は公式ページで確認してください。この記事では具体的な金額を書いていません。プランの構成も改定されるので、比べるなら同じ時点の公式ページ同士で比べるのが確実です。事業の規模が変わったときに上のプランへ移れるか、その料金差がどれくらいかも、最初に見ておくと後が楽になります。

よくある質問